امكانات برجسته فني نرم افزارهای هتلداری تحت ویندوز مدریک

 

  • قابل اجرا بودن تحت سيستم عامل ويندوز ( XP    ،   Advanced Server  ،     Windows Server  و  SEVEN     ) .

  • مستقل بودن فارسي ساز سيستم از فارسي سازهاي ويندوز (قابل اجرا بودن تحت هر نوع ويندوز فارسي ، عربي و حتي انگليسي – بدون پشتيباني عربي ).
  • بانك اطلاعاتي سيستم SQLServer2008  بوده و زبان برنامه نويسي آن VB6  و ابزارهاي برنامه نويسي (OCX) با Visual C  مي باشد.
  • طراحي منحصر بفرد در يكپارچه بودن كل سيستمها و زير سيستمها (Integrated) كه در حين يكپارچه بودن هر زير سيستم بتنهايي قابل اجرا  بوده و در هر زمان براحتي قابل اتصال به بقيه سيستمها  مي باشد (Plug & Play)
  • امكان ارسال گزارشات بصورت مستقيم از طريق Email POP3 و يا فاكس كردن مستقيم آنها .
  • امكان ذخيره و تبديل گزارشات به فرمتهاي EXCEL و PDF) Acrobat Reader) با پشتيباني منحصر بفرد فارسي ( حتي بر روي ويندوزهاي كاملا انگليسي) و فرمت wmf) MSWord )
  • امكان چاپ كليه گزارشات بر روي هر نوع كاغذ دلخواه و Fit شدن كامل گزارش حتي بر روي كاغذ تعريف شده توسط كاربر  (بصورت دلخواه عمودي يا افقي –  Portrait , Landscape )
  • امكان تعريف شرکت هاي متعدد با اطلاعات مجزا براي تمامي سيستم ها (MultiCompany). و پشتیبانی از مجموعه های چند شرکتی .
  • امكان ارسال و دريافت اطلاعات بين شرکت هاي مختلف هر سيستم .
  • امكان ارائه نمودارها و گزارشات جامع مديريتي ، تخصصي و مقايسه اي در هر یک از زیر سیستم ها جهت تسريع و تسهيل تصميم گيريهاي مديريتي

اطلاعات و تنظیمات اولیه

نرم افزارهتلداری و رزرواسیون مدریک با انعطاف پذیری استثنایی و بی نظیر خود شرایط مناسبی را جهت برآورده کردن نیاز مشتریان بر اساس سیساست های هر سازمان و مجموعه فراهم کرده ، بدین منظور با ایجاد بخشی به نام تنظیمات اولیه کلیه امکانات خاص مورد نیاز هر مشتری را به عنوان امکانات Optional در سیستم این قدرت به مدیر سیستم داده می شود تا بر اساس نیاز هر مجموعه و سازمان نسبت به فعال سازی آنها اقدام کند ، قابل ذکر است که جهت راه اندازی سیستم و ورود اطلاعات پایه و اساسی که نیاز مشترک هر مجموعه و سازمان است امکانات کاملی در نرم افزار موجد است که در این قسمت موارد اصلی و عمده با توضیحات لازم ارایه می شود .

  • معرفی مراکز : در این قسمت کلیه قسمتها اعم از  محلهای فروش ، صندوق های گوناگون و … تعریف شده و تمامی کد های حسابداری مربوط به این محلها و مراکز با استخراج و لینک مستقیمی که از سیستم هتلداری و رزرواسیون با سیستم حسابداری مدریک برقرار است تعریف میشود تا سند مکانیزه  روزانه با این تعریف و کد ها به سیستم مالی ارسال گردد ، همچنین با تعریفی که در این بخش انجام میشود شرح اسناد نیز با همان تعریف در سیستم مالی منعکس می شود .
  • معرفی انواع سرویس و عوارض : امکان تعریف هر گونه حق سرویس ، مالیات و عوارض برای هر قسمت ، به عنوان مثال جهت در آمد رستوران ها و درآمد اتاق و …. میتوان عوارض ، مالیات و حق سرویس جداگانه و یکتا تعریف کرد بصورتیکه با نظام جدید مالیاتی و نیاز هر مجموعه ای امکان تعریف درصد های گوناگون نیز در این سیستم فراهم آمده است
  • سرویس های ویژه : تعریف هر گونه خدمات متعارف و غیر متعارف که در هتلها و مجموعه ها ارایه می شود که بیشتر جهت اختصاص به میهمانان VIP و ویژه می باشد که امکان اضافه کردن این تعاریف به تعاریف پایه اتاق نیز وجود دارد بصورتیکه در صورت انتخاب این اتاقها خدمات و سرویس های ویژه نیز بصورت اتوماتیک روی قیمت اتاق محاسبه می گردد .
  • محلهای فروش : در این قسمت هر گونه محل فروش اعم از : رستوران ، کافی شاپ ، تریا ، لابی ، استخر و سونا و … تعریف می گردد و با لینک با منوها و محصولات مختص هر محل نیز صورت می گیرد .
  • قرارداد ها : امکان تعریف قرارداد بر اساس نیاز مشتری و توافق فیمابین هتل و مشتری اعتباری و غیر اعتباری ، حقیقی یا حقوقی و در بازه زمانی مختلف و نیز تعریف قراردادهای فصلی ، موردی و نیز عمومی جهت استفاده در برنامه هتلداری و کلیه قسمتهای آن اعم از رزرواسیون ، پذیرش ، رستوران و سایر قسمتها که نیاز به استفاده از قرارداد می باشد .

قرارداد این امکان را میدهد که در بازه زمانی مختلف و متنوع میتوان با توافق طرفین قرارداد و بر اساس ارقام مندرج در قرارداد مکتوب و بر مبنای تعرقه های مشخص اقدام به تعریف قیمتهای مختلف بالاتر یا پایین تر از قیمت اصلی و مبنای سیستم چه بصورت ریالی و چه بصورت درصدی در تمامی قیمت های اتاق ، رستوران . سایر خدمات قابل ارایه در هتل نماییم .

برای قراردادهای عمومی نیز به عنوان مثال می توان از قرارداد Low Season  یا  High Season نام برد که قیمتها برای محدوده زمانی مشخص و با قیمتی پایین تر یا بالاتر تعریف می گردد و کاربر تنها با انتخاب کد قرارداد مربوطه این امکان را به سیستم می دهد که محاسبات بر اساس نرخ های مندرج در قرارداد صورت گیرد .

  • پلان : در این قسمت برنامه میتوان انواع و اقسام پلان ها ، مانند پلان اتاق و غذا ، پلان فقط اتاق ، پلان اتاق و لاندری و بی نهایت پلان دیگر بر اساس سیاست هتل و نیاز مشتری تعریف کرد و این امکان را به کاربر داد که در هنگام رزرو و یا پذیرش میهمان با انتخاب یکی از این پلان ها سیستم را به صورت خودکار به سمت محاسبه قیمتها بر اساس تعریف انجام شده در پلان هدایت کرد .

پلان این امکان را میدهد که بتوان حساب اعتباری و نقدی  میهمانان خاص ، به ویژه تور ها و مشتریان اعتباری را به صورت مکانیزه محاسبه کرد و هر کدام از حساب ها را در صورتحسابی جداگانه یا مجموع (بر اساس تنظیمات Optional سیستم ) تهیه و تنظیم کرد .

  • مجوز تخفیفات : تخفیفات از نیاز های ضروری هر مجموعه گردشگری و اقامتی است که مدیریت اختصاص این تخفیفات به میهمانان و مشتریان مختلف نیازمند امکانات خاص در هر سیستمی است که نرم افزار مدریک با بررسی کلیه شرایط هتلها و مجموعه های گردشگری و اقامتی نسبت به ایجاد این امکان اقدام کرده است . در این بخش تعریف هر گونه تخفیف ، ریالی و درصدی با توجه به انواع مشتریان و میهمانان در دوره های زمانی مختلف و متنوع قابل تعریف و نیز دسترسی هر کاربر جهت اختصاص و بکارگیری تخفیفات مشخص میگردد. همچنین می توان تعداد بکارگیری تخفیفات ، استفاده کننده و بکارگیرنده را در این قسمت تعیین کرد.گزارش تمامی موارد ذکر شده نیز بصورت انتخابی در این بخش قابل دسترسی می باشد .

رزرواسیون

رزرواسيون يكي از مهمترين خدمات و عموما اولین محل ارتباط و ارایه سرویس به میهمان است كه در هتلها وجود دارد و مديريت آن نيز از حساس ترين و وقت گيرترين وظايف مسئولين Front Office دربخش رزرواسیون  است . اختلال رزرو اتاقهاي فروخته شده و رزرو شده و دردست تعمير و … اتفاقي است كه در صورت بروز آن نارضايتي ميهمان را بهمراه خواهد داشت . نرم افزار هتلداري مدریک  به سادگي اين امكان را فراهم مينمايد كه بتوان براساس شماره يا نوع اتاق ،  در بازه زمانی مختلف و متنوع عمل رزرواسيون را به صورت اتوماتيك انجام داده و در صورت عدم امكان ، كاربر را در جريان علت قرار دهد .همچنین میتوان در این بخش به صورت Over Book رزرو را ثبت کرد و در زمان مقتضی و مورد نیاز رزروهای Waiting List را از لیست انتظار به لیست اصلی انتقال داد .از دیگر امکانات بخش رزرواسیون میتوان به :

  • لینک برنامه رزرواسیون  تحت وب  و تخلیه کلیه رزروهای روز به لیست رزرواسیون داخل برنامه هتلداری
  • فیلتر های مختلف ترکیبی جهت تهیه اطلاعات مورد نیاز کاربران و نیز تهیه گزارشات مختلف
  • امکان تهیه درصد اشغال رزرو در بازه زمانی مختلف به صورت On Line
  • امکان ابطال رزرو و بازگردانی از حالت ابطال ، پذیرش رزرواسیون
  • چاپ برگه تائیدیه رزرو (Confirm) به تعداد مورد نیاز و متفاوت از هم برای انواع مشتری و ده ها امکان استثنایی دیگر
  • فیلتر های مختلف جهت تهیه اطلاعات ضروری و نیز ارایه گزارش ها گوناکون
  • امکان جستجوی سریع روی کلیه موارد و مطالب موجود در فرم رزرواسیون

.

  • پذیرش

پذیرش یکی دیگر از اصلی ترین محلهای ارتباط میهمان با هتل است و  مدیریت نرم افزاری این قسمت نیازمند امکانات و شرایط خاص و ویژه ای است که نرم افزار مدریک به تفضیل جهت این امر برنامه ریزی شده است .

در اين بخش امکان پذیرش جدید ، پذیرش سریع ، پذیرش رزرواسیون ، اصلاح پذیرش ، اصلاح تاریخ ، پیغام و امانت وجود دارد که در کنار این موارد قابلیت لینک به  گزارشات مختلف مورد نیاز و ضروروی در قسمت پذیرش شامل : اتاقهای اشغال ، وضعیت اتاقها ، مصرف صبحانه ، صورت هزینه موقت ، Over Limit ، گزارش پذیرش و … وجود دارد تا کاربران و مدیران محترم با ابزاری کامل نسبت به مدیریت واحد خود اقدام کنند . در ذیل به توضیحات ضروری در مورد هر کدام از امکانات اشاره شده است :

  • پذیرش جدید : ثبت پذیرش هر نوع میهمان ورودی به صورت Walking در نوع نقدی ، اعتباری  و Time Share
  • پذیرش سریع : جهت تسریع در ثبت اطلاعات ضروری میهمانانی که به صورت تور یا گروهی مراجعه کرده اند با این عمل ابتدا اطلاعات ضروری جهت شارژ حساب میمهمان انجام شده و سپس در فرصت مناسب اطالاعات تکمیلی نیز وارد سیستم می گردد.
  • پذیرش رزرواسیون : ثبت پذیرش هایی که دارای رزرو هستند به صورتیکه کلیه اطلاعات رزرواسیون که مورد نیاز ثبت پذیرش است انتقال پیدا کرده و پذیرش به صورت کامل انجام می گردد.
  • اصلاح پذیرش : هر گونه اصلاح روی پذیرش ثبت شده اعم از اصلاح شماره اتاق ، انتقال اتاق ، اصلاح نام مهمان و …
  • اصلاح تاریخ : این امکان با توجه به بررسی ظرفیت هتل در قسمت رزرواسیون و پذیرش جهت تمدید مدت اقامت میهمان  قابل انجام است .
  • پیغام و امانت : امکان ثبت پیغام و امانت مراجعه کنندگان جهت رساندن پیغام و امانت به میهمانان با امکان جستجوی مختلف برای دسترسی سریعتر به اطلاعات موجود.
  • گزارشات مختلف مورد نیاز پذیرش : این گزارشات شامل مواردی است که در گزارشات کلی سیستم هم وجود دارد ولی با توجه به نیاز سریعتر کاربران به این گزارشات در پذیرش لینک مستقیم تهیه آنها در فرم پذیرش تهیه شده است که در امر بررسی و تهیه گزارش کمترین زمان مصرف شود .
  • فیلتر های مختلف جهت تهیه اطلاعات ضروری و نیز ارایه گزارش ها گوناکون
  • امکان جستجوی سریع روی کلیه موارد و مطالب موجود در فرم پذیرش

 

.

  • خانه داری

مدیریت مکانیزه امور خانه داری شامل اعلام نظافت ، اعلام پایان نظافت و مشخص کردن اینکه آیا اتاق قابل فروش است یا خیر و كليه امور مربوط به ارتباط خانه داری با بخش های پذیرش و تاسیسات با منعکس شدن آن عملیات بر روی رک (جدول اتاقها) و نیز چاپگر های پذیرش و تاسیسات در قسمت خانه داری نرم افزار هتلداری مدریک قابل انجام است ،  همچنين در اين قسمت مي توان عمليات مربوط به تعميرات و يا تكميل تعميرات و يا موارد مربوط به نواقص اتاق را براي خانه داري و پذيرش مشخص نمود تا اتاق به صورت اتوماتيك از ليست فروش حذف و يا در ليست قرار گيرد . در این قسمت موارد مربوط به ارتباط قسمت تاسیسات با خانه داری نیز مدیریت می گردد .در این بخش می توان مدیریت بخش اشیائ گمشده را نیز انجام داد .

  •  Pocket PC و  Tablet PC: لینک قسمت خانه داری به این نوع سخت افزار جهت ثبت و اعلام نظافت و پایان نظافت و کلیه امور مربوط به خانه داری که امکان تسریع در کار خانه دار را به واسطه همراه بودن این Device ها میدهد .

.

تعمیرات و تاسیسات

کلیه امور مربوط به اعلام تعمیرات اتاق و پایان تعمیرات ، از رده خارج کردن یک مجموعه اتاق و یا یک یا چند طبقه به دلایل مختلف اعم از تعمیرات ، بازسازی و … ، تعیین مدت زمان و دلیل تعمیرات در این قسمت مدیریت می شود ، همچنین ارتباط بین خانه داری ، پذیرش و سایر قسمتهایی که نیاز به تعمیرات و کارهای تاسیساتی دارند در این بخش صورت میگیرد ، گزارش مربوط به اتاقهای تحت تعمیر و خارج از سرویس و … در این قسمت قابل تهیه می باشد .

.

صندوق پذیرش

عمليات دريافت و پرداخت وجوه ( پيش پرداخت پذيرش ، پيش پرداخت رزرواسيون و پرداخت مشتريان اعتباري ) بصورت نقد ، چک ، حواله و POS  با آسانترين وسريعترين روشها در صندوق پذيرش امكان پذير است تسويه حساب پذيرش بدون نياز به هيچگونه محاسبات دستي براي صندوق دار امكان پذير بوده و در صورت اعتباري بودن صورتحساب ، صندوقدار در جريان امر قرارگرفته تا مراتب مورد نياز انجام پذيرد . با توجه با امکان تعریف نرخ ارزی در سیستم و در صورت استفاده از نرخ ارزی ، به لحاظ جلوگيري از مغايرتهاي ارزي در درآمد اتاقها و هزينه اتاقهايي كه به صورت دلاري به فروش رفته اند ، هزينه هر اتاق با توجه به نرخ ارز روز و ذكر آن در صورتحساب نهايي محاسبه شده و بر روي صورتحساب نهايي نشان داده مي شود .

از دیگر امکانات صندوق پذیرش میتوان به موارد ذیل اشاره کرد :

  • انتقال حساب Transfer : جهت انتقال وجوه تسویه شده چه بصورت نقد و چه بصورت چک و حواله و … به حالتهای دیگر از امکان انتقال حساب Transfer استفاده می گردد. عملیات انتقال حساب در برنامه هتلداری و صندوق از نیاز های اساسی و مهم است که با این امکان میتوان از تمامی حسابها اعم از  : نقد ، اعتباری ، هزینه هتل ، و حتی از کد های حسابداری به کدهای مقابل ودیگر
  •  دریافت وجه از صندوق غیر : جهت انتقال وجه از یک صندوق به صندوق دیگر به لحاظ تجمیع وجوه در يك صندوق و نیز انتقال وجه کل صندوق ها به صندوق اصلی و مرکزی و سهولت انتقال وجوه به بخش مالي از این امکان نرم افزار استفاده میگردد.
  • تبدیل ارز Exchange : جهت تبدیل انواع ارز ها به ریال و بالعکس از گزینه تبدیل ارز Exchange در صندوق سیستم استفاده می شود و گزارش کلیه این عملیات که مربوط به دریافتهای ارزی و معادل ریالی پرداخت شده است  در گزارش پایانی صندوق در هر شیفت یا پایان هر روز منعکس میگردد .
  • سایر درآمدها : برنامه مدریک این امکان را به شما میدهد که بنا به نیاز مجموعه خود نسبت به تعریف انواع و اقسام صندوق ها و محل های درآمد مختلف مانند : کافی نت ، استخر ، سونا ، سالن بدنسازی ، انواع فروشگاه ها ، سالنهای بازی و … بنا بر نیاز اقدام کنید و با دسترسی خاص برای هر صندوق به صورت اختصاصی امکان عملیات برای هر کدام از مکان های فوق الذکر را فراهم نمود . در این قسمت میتوان کلیه عملیات دریافت و پرداخت صندوق را بصورت نقد ، اعتباری ، به حساب اتاق ، POS و … را انجام داد و برای هر عملیات رسید جداگانه با نسخه های قابل تنظیم برای چاپ تهیه نمود .برگشت دادن تمامی این درآمد ها نیز با توجه به سطح دسترسی و زمان انجام عملیات در همین قسمت انجام میگردد.
  • مرکز تلفن : مدیریت هزینه و مشخص کردن نوع تسویه حساب مکالمات انجام شده خارج از اتاقها در این قسمت انآنها مکالمات انجام می شود . گزارش مکالمات انجام شده ، نوع تسویه ، مدت زمان ، هزینه و شماره تماس های مقصد و … در این قسمت برنامه قابل دسترسی است .
  • برگشت از فروش : عملیات برگشت دادن مبالغی که اضافه دریافت شده و در صورتحساب قابل اصلاح نیست و یا تخفیفاتی که بعد از بسته و چاپ شدن صورتحساب تخصیص داده میشود در قسمت برگشت از فروش صورت میگیرد .
  • مانده رزرو : فهرست پیش دریافتهای رزرواسیون در این بخش قابل مشاهده و چاپ است .
  • فهرست مشتریان : لینک فهرست مشتریان در تمامی قسمتهایی که به نوعی ارتباط با نام مشتریان و میهمانان دارد از جمله صندوق وجود دارد و کلیه عملیات اصلاح ، اضافه کردن و … در این قسمت نیز انجام  می شود.
  • نرخ ارز روز : مشخص کردن معادل ریالی تمامی ارز های تعریف شده در سیستم پس از انجام محاسبات شبانه و در هنگام باز کردن اولین صندوق انجام می شود . در نرم افزار تاریخچه تمامی نرخ ها موجو است و امکان چاپ این تاریخچه نیز وجود دارد
  • از دیگر امکانات صندوق  میتوان به : فهرست و آرشیو صورتحسابها ، فهرست وجوه دریافتی و فهرست وجوه پرداختی ، فهرست سایر درآمدها، مشاهده لحظه ای موجودی صندوق که در تمامی آنها  امکان چاپ نیز قرارداده شده است . همچنین امکان چاپ مجدد و المثنی صورتحسابهای چاپ شده و تسویه شده از دیگر مزیت های این قسمت برنامه می باشد . امكان دارا بودن چندين صندوق پذيرش بمنظور سرعت در خدمات به ميهمانان
  • گزارش صندوق : گزراش عملکرد صندوق و صندوقداران در پایان هر شیفت و پایان کار صندوقداران توسط کاربر تهیه     می شود ، این گزارش ها به صورت تلفیقی و تفکیکی قابل تهیه است و کلیه عملکرد صندوق به صورت : نقد ، اعتباری ، به حساب اتاق ، POS و .. در آن منعکس میگردد .

 

صندوق رستوران

صندوق رستوران و مراکز فروش خدمات نرم افزار هتلداری کاراترین و مجهزترین سیستم های رستوران می باشد که با امکانات بی نظیر و خاص خود شرایط ویژه ای را در قسمت غذا و نوشابه (F&B) فراهم آورده است ، سیستم هتلداری مدریک علاوه بر لینک با سیستم مالی (حسابداری) مدریک ، با سیستم انبارداری مدریک نیز لینک بوده و با این امکان شرایط محاسبه قیمت تمام شده غذا و نوشابه  Cost Control را ایجاد کرده است ، که در قسمت محاسبه قیمت تمام شده Cost Control به تفضیل در مورد آن شرح داده شده است .

در صندوق رستوران و مراکزفروش علاوه بر تعریف انواع رستوران ، کافی شاپ ، تریا ، مینی بار و …. میتوان به تعریف مراکزی اقدام کرد که از لیست فروش خدمات زیادی بهره مندند و نیاز به امکانات این قسمت دارند ، لذا هم اکنون در برخی از هتلها در این قسمت مرکز لاندری و باشگاههای ورزشی و … را در این بخش تعریف کرده اند . از امکانات این قسمت میتوان به مواد ذیل اشاره کرد :

  • غذا ونوشابه  : در این زمینه محدودیتی از نظر تعداد و شرح وجود ندارد و به تعداد مورد نیاز میتوان غذا و نوشابه و سایر محصولات و نیز قیمت فروش بدون احتساب سرویس و عوارض (قیمت پایه) را تعریف کرده و نیز با تعریف واحد شمارش و گروه آشپزخانه (محل طبخ غذا و نوشابه )شرایط سایر عملیاتهای  مربوط به رستوران را ایجاد نمود .
  • طبقه بندی گروه کالا : در این بخش میتوان گروه بندی غذا ونوشابه ، به عنوان مثال : غذای گرم غذای سرد و نوشابه گرم و … را تعریف کرد و در قسمت تعریف غذا و نوشابه مشخص کرد که هر کدام از اقلام در کدام گرو و طبقه بندی قرار دارند تابتوان در محاسبه قیمت تمام شده و نیز ارسال سند حسابداری با تعریف کدینگ مربوطه به صورت تفکیکی از این تنظیمات استفاده کرد .
  • بن و ارسال بن : با تعریف بن سری بن و ارتباط یک سری از بن ها به میزبان ، کاپیتان ( گارسون) میتوان کنترل غذا و نوشابه مصرفی را بر اساس نام سفارش گیرنده کنترل نمود و نیز گزارش بن ها نیز بر اساس این تعاریف استخراج میگردد  ، همچنین در این قسمت این امکان وجود دارد که بتوان با تعریف بن ها و تعریف گروه آشپزخانه در قسمت تعریف غذا و نوشابه که به آن اشاره شد ، به صورت اتوماتیک و در صورت وجود چاپگر در هر آشپزخانه و محل تهیه غذا و نوشابه بر اساس فاکتور صادر شده بن هر آشپزخانه و محل تهیه و طبخ ارسال شود و نیز با اضافه شدن و کم شده تعداد نسخه های اطلاحی نیز به صورت خودکار ارسال میگردد .
  • انواع منو : تعریف انواع منو و اختصاص غذا ها و نوشابه ها به این منو ها و نیزتخصیص هر منو به رستورانها و محلهای فروش مربوطه و امکان ارتباط دادن یک منو به یک یا چند رستوران و محل فروش .

انواع رستوران و … : دراین قسمت میتوان به میزان نیاز و تعدا د رستورانهای موجود در هتل رستوران ، کافی شاپ ، تریا ، مینی بار ، روم سرویس و … تعریف کرده و به تعداد مورد نیاز منو به این مراکز ارتباط داد.  گزراش عملکرد صندوق و صندوقداران در پایان هر شیفت و پایان کار صندوقداران توسط کاربر تهیه می شود ، این گزارش ها به صورت تلفیقی و تفکیکی قابل تهیه است و کلیه عملکرد صندوق به صورت : نقد ، اعتباری ، به حساب اتاق ، POS و .. در آن منعکس میگردد .

  • تعداد غذای روزانه : تعداد غذای روزانه طبخ شده از هر غذا و نوشابه توسط مدیر آشپزخانه مشخص میگردد که رستورانها و مراکز فروش می بایست با توجه به این تعداد اقدام به دریافت سفارش از میهمانان و مشتریان خود کنند ، بدین منظور امکانی در سیستم وجود دارد که در آن میتوان میزان و تعداد غذاها و نوشابه های هر روز یا حتی هر شیفت را مشخص و تعریف کرد که با این تعاریف سیستم  قادر به کنترل تعداد باقی مانده  و دادن پیغام های لازم در صورت پایان تعداد نماید .
  • شیفت بندی : تعریف شیفهای گوناگون و تنظیم بر اساس ساعت کاری و تهیه گزارشات صندوق بر اساس شیفت .
  • دسترسی صندوقداران : تعریف دسترسی هر کدام از کاربران و صندوقداران بر اساس شیفت کاری و اینکه در کدام از صندوق ها فعالیت دارند و بستن دسترسی آنها به سایر محلهای فروش و صندوق ها و نیز امکان تعریف یک یا چند محل فروش برای هر کاربر بر اساس تعاریف انجام شده .
  • رزرو میز و پیش فروش : از دیگر مزیت های صندوق رستوران رزرو میز است که با ثبت رزرو امکان اختصاص آن میز یا میز ها به مشتریان و مهمانان دیگر وجود ندارد و با پیغام خطا از اینکه آن میز به مهمان دیگری اختصاص یابد جلوگیری می شود و با اختصاص میز رزرو شده به میهمان و مشتری رزرو کننده میز از حالت رزرو به حالت فعال تبدیل می شود . همچنین امکان پیش فروش و دریافت پیش پرداخت نیز مستقیم از طریق صندوق رستوران وجود دارد و با صدور فاکتور برای مشتری یا میهمانی که پیش پیش پرداخت داشته سیستم تنها مبلغ باقیمانده جهت دریافت یا پرداخت را صادر می کند .
  • انتقال حساب Transfer : به مانند صندوق پذیرش امکان انتقال حساب جهت جابجایی مبالغ تسویه شده در صندوق رستوران نیز وجد دارد . جهت انتقال وجوه تسویه شده چه بصورت نقد و چه بصورت چک و حواله و … به حالتهای دیگر از امکان انتقال حساب Transfer استفاده می گردد. عملیات انتقال حساب در برنامه هتلداری و صندوق از نیاز های اساسی و مهم است که با این امکان میتوان از تمامی حسابها اعم از  : نقد ، اعتباری ، هزینه هتل ، و حتی از کد های حسابداری به کدهای مقابل ودیگر
  • Pocket PC و  Tablet PC: لینک صندوق رستوران به این نوع سخت افزار جهت ثبت سفارش میهمانان در رستورانها و … جهت تسریع در امر دریافت و ثبت شفارش و نیز ارسال بن از همین طریق و ارجاع سفارش به صندوق جهت تسویه حساب نهایی .
  • امکانات دیگر : تعریف انواع سایز و چاپگر ها جهت چاپ صورتحساب و بن و نیز مشخص کردن چاپ طبق فورمت سیستم و نیز روی صورتحسابهای چاپ شده و همچنین انتخاب انواع شکل صورتحساب از بین انواع فورمت های مورد نیاز و تعریف شده در سیستم – چاپ منوهای تعریف شده در سیستم جهت ارایه به مهمانان – اماکن استفاده از تخفیفات ، قراردادها و پلان های تعریف شده در سیستم – مشاهده اقلام منو ها و لیست رستورانها و مراکز فروش به صورت گرافیکی و زیبا –  امکان ثبت سفارش و عملیات در قسمتهای مختلف هم با Key Board و هم با Mouse که جهت سهولت کاربران بر اساس توانایی هر کدان از آنها در بکارگیری سیستم تعریف شده است – ثبت سفارشات بیرون بر – امکان چاپ صورتحسابها به صورت فارسی و لاتین – امکان ثبت و فاکتور کردن سایر هزینه هایی که در منو وجود ندارد و …..
  • گزارش صندوق : گزراش عملکرد صندوق و صندوقداران در پایان هر شیفت و پایان کار صندوقداران توسط کاربر تهیه می شود ، این گزارش ها به صورت تلفیقی و تفکیکی قابل تهیه است و کلیه عملکرد صندوق به صورت : نقد ، اعتباری ، به حساب اتاق ، POS و .. در آن منعکس میگردد .

. اعتبارات

( وصول مطالبات و تهیه نامه جهت ارسال به مشتریان و …)

صورتحسابهای صادره در سیستم هتلداری دو دسته می باشند : نقدی و اعتباری، وجه صورتحسابهای نقدی در لحظه خروج از میهمان دریافت می شود و وجه صورتحسابهای اعتباری در زمان دیگر توسط واحد مالی از شرکت طرف حساب اخذ می گردد. وظیفه این زیر سیستم پیگیری وصول وجه صورتحسابهای اعتباری از زمان صدور تا تسویه نهایی می باشد.

کلیه صورتحسابهای صادره به این زیر سیستم فرستاده می شود و کاربر امکان مشاهده آنها را به تفکیک هر مشتری خواهد داشت و می تواند یک یا چند صورتحساب را با یک نامه برای مشتری ارسال کند و هرگاه که مشتری تسویه حساب نمود ، آنها را بایگانی نمایید. بدین منظور در این زیر سیستم برای صورتحسابها سه وضعیت در نظر گرفته شده است :

  1. جدید : صورتحسابهایی که جدید صادر شده اند و هیچ اقدامی برای آنها انجام نشده است .
  2. ارسال شده : صورتحسابهایی که به همراه نامه برای شرکت ارسال شده اند.
  3. بایگانی : صورتحسابهایی که وج آنها دریافت شده و بایگانی شده اند .

.

قیمت تمام شده غذا ، نوشابه و اتاق (Cost Control)  

این زیر سیستم  شامل دو بخش اصلی اتاق و غذا است که هر یک شامل قسمتهای قیمت تمام شده  و کنترل مصرف است و بصورت زیر دسته بندی می گردد:

  1. کنترل مصرف مواد اولیه غذایی
  2. قیمت تمام شده غذا
  3. کنترل مصرف اقلام مصرفی اتاق
  4. قیمت تمام شده اتاق
    • کنترل مصرف مواد اولیه :

    هدف اصلی این قسمت کنترل آشپزخانه ها است. آشپزخانه ها از انبار ،  مواد اولیه را دریافت می کنند ( حواله مواد اولیه ) و از طرف دیگر با درخواست از رستوران     ( بن آشپزخانه ) غذای آماده شده را تحویل رستوران می دهند. همواره چگونگی آماده سازی غذا و مصرف مواد اولیه مهم می باشد .با آنالیز غذاهای آماده شده بر اساس فرمول ساخت میزان مصرف استاندارد مواد اولیه محاسبه می شود که با مقایسه آن با حواله های انبار ، میزان مغایرت مصرف آشپزخانه مشخص می گردد.عموما این گزارش در مقطع پایان ماه تهیه می شود ، نکته قابل توجه موجودی مواد اولیه آشپزخانه درپایان ماه ( زمان تهیه گزارش ) است ، همواره باید دقت داشت که ممکن است مغایرت گزارش فوق ، مواد موجود در آشپزخانه باشد. برای شفاف کردن این موضوع باید درپایان ماه موجودی آشپزخانه شمارش شود و بصورت مجازی سند برگشت از حواله در پایان ماه زده شود( اصل مواد اولیه به انبار برگشت داده نمی شود ) با این عمل موجودی آشپزخانه صفر  می شود و در نتیجه ستون مغایرت بصورت قطعی، مغایرت مصرف مواد اولیه می باشد. و جهت تصحیح موجودی آشپزخانه به واقعیت به تاریخ اول ماه بعد به میزان شمارش شده حواله صادر می شود. یک ستون برای میزان شمارش شده اضافه شود.

    شمارش موجودی آشپزخانه

    عمل  ثبت برگشت حواله در پایان ماه و حواله در ابتدای ماه بعد، دستآورد مهم دیگری نیز خواهد داشت ، وآن محاسبه هزینه واقعی ماه می باشد.  رویه ثبت سند حسابداری هزینه های مواد اولیه بصورت خودکار از روی حواله های انبار پیش بینی شده است که در این حالت موجودی آشپزخانه مانع از محاسبه هزینه واقعی ماه می باشد که با ثبت برگشت حواله در پایان ماه و حواله در ابتدای ماه بعد این مشکل نیز برطرف می گردد . در نتیجه حواله ها و برگشت حواله های هر ماه میزان دقیق هزینه مواد هر مرکز را مشخص می کند.

    بوفه : همواره یک مشکل در رستورانها وجود دارد و آن بوفه ها می باشند ، برای کنترل آشپزخانه و رستوران باید هنگام درخواست غذای بوفه ( با فرمول ساخت خاص خود ) از آشپزخانه بن بوفه صادر شود ( مشابه حالت استاندارد رستوان ) و در پایان کار رستوران اگر غذاهایی دست نخورده و قابل برگشت به آشپزخانه وجود داشت برگشت بن ( بن منفی ) صادر شود . بدین ترتیب آمار دقیق عذای بوفه قابل محاسبه است و در نتیجه کنترل مصرف و قیمت تمام شده بوفه بدون مشکل امکان پذیر می گردد. توجه : برای منوی بوفه صورتحساب صادر نمی شود و با کد غذای دیگری که دستور ساخت ندارد صورتحساب صادر می شود. در صفحه جدا از صندوق دیده شود.

    جهت کنترل عملیات پستایی ، اطلاعات کد و میزان کالای دریافتی مرکز پستایی از حواله های انبار به این مرکز استخراج میشود و در فرم مربوطه  اقلام حاصل از این عمل در سیستم ثبت میشود و نتیجه پستایی تحت عنوان کالاهای جدید به انبار منتقل میشود. بدین ترتیب امکان تهیه گزارش کنترلی عملیات پستایی بوجود می آید.

    • قیمت تمام شده غذا:

    برای رسیدن به بهای تمام شده غذا امکانات زیر در نظر گرفته شده است :

    • تعریف دوره های محاسباتی بهای تمام شده ( مثلا ماهانه ) به همراه نرخ استاندارد یک واحد دستمزد و نرخ استاندارد یک واحد سربار بصورت ریالی
    • تعریف فرمول ساخت غذاها به همراه میزان جذب دستمزد و سربار در هر دوره ( یعنی هر واحد ساخت غذا چند واحد هزینه دستمزد و چند واحد هزینه سربار جذب می کند که در قسمت بالا نرخ استاندارد آن تعریف شده است ) ستون خالص با ناخالص جابجاست.
    • محاسبه بهای تمام شده غذا به سه روش استاندارد و واقعی و نرخ روز بازار : در روش استاندارد قیمت مواد اولیه و دستمزد و سربار از بهای استاندارد استفاده می شود و در روش واقعی بهای مواد اولیه از سیستم انبارها استخراج می شود و میزان دستمزد و سربار واقعی از سیستم حسابداری با توجه به آمار تولید ( بن های آشپزخانه ) و میزان جذب دستمزد و سربار هر غذا محاسبه می شود. محاسبات روش نرخ روز بازار مشابه واقعی می باشد با این تفاوت که نرخ مواد اولیه از آخرین رسید انبار (آخرین خرید ) استخراج می شود و فقط بصورت گزارشی جهت تخمین بهای تمام شده با نرخ روز بازار کاربرد دارد.

    تعريف نرخ استاندارد مواد اوليه

    جهت محاسبه هزینه واقعی دستمزد و سربار باید با امکان تسهیم ابتدا هزینه های عمومی به مراکز تولیدی ( آشپزخانه ها و اتاقها ) سرشکن شود و در محاسبات بعدی جهت محاسبه قیمت تمام شده به نسبت تولید و میزان جذب دستمزد و سربار ، بهای تمام شده محاسبه شود.

    تعیین اولویت تسهیم و درصد تسهیم به مراکز دیگر

    گزارشهایی جهت آنالیز قیمت گذاری وکنترل قیمت تمام شده استاندارد و واقعی جهت تعیین انحرافات در نظر گرفته شده است.

    گزارش مقایسه ای  با نرخ فروش به دو صورت Cost  و Label Cost

    • کنترل مصرف اقلام مصرفی اتاق :

    کنترل اقلام مصرفی اتاق : در هر دوره زمانی امکان کنترل اقلام مصرفی اتاق با توجه به گزارش خانه داری وجود خواهد داشت. برای این منظور امکان تعریف میزان استاندارد برای هر درجه هتل و هر مهمان اقلام مصرفی آن تعیین شده است برای مثال در اتاق هتل چهار ستاره برای هر مهمان یک عدد صابون، یک عدد مسواک، یک عدد دمپایی و …  . برخی از این اقلام برای هر نفر شب ( مثل صابون و … ) و برخی برای هر نفر پذیرش ( مثل دمپایی و مسواک ) قابل تعریف می باشد. حال با توجه به پذیرشهای انجام شده و تعداد مهمانان اتاق برای هر بازه زمانی می توان میزان مصرف استاندارد اینگونه اقلام را محاسبه نمود. از طرفی دیگر خانه دارها با هر بار مراجعه به اتاق و بعد از نظافت لیست اقلام مصرفی را که در اتاقها گذاشته اند را مشخص می کنند. با مقایسه این دو موضوع مغابرت اقلام مصرفی مشخص می شود. ( شکل گزارش دقیقا مشابه کنترل مواد اولیه آشپزخانه می باشد ).

    گزارش مغايرت مصرف اقلام اتاق

    کنترل موجودی نزد خانه دارها : برای این منظور برای هر خانه دار یک انبار مجازی در نظر گرفته می شود که این انبار به محض صدور حواله توسط انبار هتل، خانه دار بدهکار و به میزان اقلام مصرفی قرارداده شده در اتاق بستانکار می شود و در هر لحظه موجودی نزد خانه دار قابل ملاحظه می باشد.

    • قیمت تمام شده اتاق :

    هدف نهایی این قسمت بررسی سود و زیان هر اتاق در مقاطع زمانی مختلف ( حتی روزانه ) می باشد. این سود و زیان حاصل از درآمد و قیمت تمام شده هر شب اتاق می باشد.  با در نظر گرفتن هر اتاق به عنوان یک مرکز ، امکان تشخیص درآمد هر اتاق وجود دارد و از طرفی دیگر هزینه یابی هر مرکز در نرم افزارهای مختلف دیده شده است که هر زیرسیستم این هزینه ها را با سند حسابداری در مرکز خود منتقل می کنند.

    هزینه های هر مركز ( اتاقها بخشي از مراكز هستند )  به شرح زيرشناسايي مي شوند :

    • سیستم خانه داری ( ارائه مواد مصرفی اتاق ) ،
    • حقوق و دستمزد ( سهم گرفتن از هزینه پرسنل هر مرکز هزینه برای اتاق ها و مراكز مشترك ) ،
    • سیستم دارایی ثابت ( هزینه های استهلاک لوازم اتاق -و سهم بری هزینه های استهلاک ساختمان و تعمیرات اساسی به مراكز گيرنده هزينه ( اتاقها و مراكز مشترك)  )
    • حسابداری ( ثبت هزینه های تعمیرات جزیی بصورت مستقیم برای یک اتاق یا چند اتاق ) ،
    • قيمت تمام شده ( هزینه های سر بار از قبیل آب و برق و …. از مشترک مراکز با امکان تسهیم به هر اتاق و مراكزمشترك )
    • قيمت تمام شده ( انتقال هزينه هاي مراكز مشترك از قبيل لابي ، راهرو ها و … با امكان تسهيم به هر اتاق )
    • بدین ترتیب محاسبه قیمت تمام شده اتاق صورت می گیرد. از آنجاییکه زیر سیستم هتلداری درآمد اتاقها را به تفکیک همین مراکز ( اتاقها ) شناسایی میکند پس به سود و زیان در سطح هراتاق دست خواهیم یافت .

     

جدول (Rack) اتاقها  

جدول یا Rack اتاقها از جمله قسمتهای پر کاربرد سیستم هتلداری است که به لحاظ ویژگی های خاص و امکانات فوق العاده ای که در اختیار قرار می دهد در اکثر مواقع به صورت فعال پیش روی کاربران سیستم به ویژه در بخش پذیرش می باشد و از این قسمت کلیه عملیات مربوط به پذیرش ، خانه داری ، تعمیرات و تاسیسات و حتی صندوق پذیرش از این قسمت قابل انجام است ، جدول اتاقها با ویژگیهای منحصر به فرد و بی نظیر خود از کلیه Option های سیستم عامل Windows بهره کامل برده و با یک عمل Right Click روی هر کدام از Tab ها کلیه عملیاتی که مخصوص آن  Tab است را میتوان از همان قسمت انجام داد ، در این جدول امکان ثبت پیغام یا امانت ، نمایشOn Line تعداد میهمانان به تفکیک ایرانی و خارجی ، درصد اشغال ، نمایش اتاقهای دارای رزرو ، نمایش خروجی روزانه ، بستن گروهی پذیرش و ده ها امکان دیگر که در ذیل به برخی از آنها اشاره می شود :

  • گرافیک گویا و کاربردی : جدول اتاقها از لحاظ رنگ بندب و طراحی و نیز آرایش گرافیکی کیفیت ، قابلیت و جذابیت خاصی دارد که کاربران محترم به هنگام کار دچار یکنواختی نشده و با ترکیب بندی های مختلف امکان پیاده کردن سلیقه خود طبق سیاست و استاندارد هتل را دارند . تنظیم رنگها به صورتی که به عنوان مثال اتاقهای پر به چه رنگی باشد ، یا اتاقهای در دست تعمیر و .. و همچنین تعیین رنگ اعداد و شماره اتقها با توجه به رنگ اصلی هر عنوان اتاق .
  • فیلترهای گوناگون : در جدول اتاقها فیلتر های گوناگونی بر اساس تقسیم بندی های مختلف وجود دارد که شامل فیلتر تفکیک و نمایش است بدین صورت که در فیلتر تفکیک سیستم این امکان را به شما میدهد که اتاقها را به تفکیک : طبقه ، وضعیت ، نوع ، موقعیت  و نیز با فیلتر نمایش با نمایش : طرف حساب ، پیش پرداخت ، تعداد تخت و فقط شماره تخت مشاهده فرمایید ، ضمنا می توان با استفاده از این دو امکان فیلترینگ ، فیلتر های ارکیبی نیز انجام داد که به عنوان مثال از  : فیلتر طبقه – موقعیت ، وضعیت – طرف حساب و .. را نام برد .
  • جستجوی پیشرفته : امکان جستجوی شماره اتاق ، نام میهمان ، طرف حساب ، پیغام و امانت و چندین جستجوی پیشرفته دیگر
  • امکانات Optional : از جمله این امکانات : نمایش خروجی ها ، نمایش اتاقهای دارای رزرو و امکانات فوق العاده دیگر  در این زمینه.
  • گزارشات : امکان تهیه گزارشات مربوط به پذیرش و صندوق و خانه داری و کلیه قسمتهای  مرتبط به جدول اتاقها چندین گزارش دیگر

 

جدول (Rack) رزرواسیون

همانطور که در بخش رزرواسیون اشاره شد در این سیستم امکان ثبت رزرو به دو صورت و بر اساس شماره اتاق و تایپ اتاق صورت می گیرد ، در صورتیکه رزرو های یک هتل یا مجموعه اقامتتی بر اسا س شماره اتاق باشد از جدول رزرواسیون استفاده می شود که در دوره زمانی یکماهه بر اساس تنظیم شروع و پایان تاریخ توسط کاربر ،  امکان مشاهده اطلاعات رزرو وجود دارد و نیز همانند جدول اتاقها با عملیاتی ساده و آسان امکان ثبت رزرو فراهم گشته است ، از امکانات جدول رزرواسیون می توان به جستجوی اطلاعات رزرو ، مشاهده اتاقهای پذیرش شده و تفکیک و نمایش جدول رزرو بر اساس تنظیمات کاربری اشاره کرد و همچنین تهیه گزارشات مرتبط با رزرواسیون .

جدول (لیست) میهمانان مقیم

جدول (لیست) میهمانان مقیم از ابزارهای مهم و مورد نیاز در بخش اطلاعات Information و نیز سایر قسمتهای هتلها و مجموعه های اقامتی است که با قابلیتهای بینظیر امکان جستجوی نام مهامنان مقیم و گزارش گیری های مختلف و همچنین دریافت سابقه مراجعه میهمانان در تاریخ های گذشته و در دوره ای زمانی مختلف را ارایه می دهد  و با سیستم جستجوی پیشرفته ، ترکیبی و مختلف خود دسترسی سریع به نام میهمان ، شماره اتاق ، ملیت ، شماره شناسه IT ، طرف حساب و … را به کاربر ارایه می دهد . از دیگر مزیت های این قسمت امکان Sort اطلاعات بر اساس ، شماره  پذیرش ، تاریخ ورود و خروج ، ملیت ، شغل، جنسیت است که سرعت مشاهده اطلاعات را چندین برابر میکند .

سایر امکانات

سیستم هتلداری و رزرواسیون مدریک از امکانات دیگری جهت تکمیل و بهره وری کامل کاربران از سیستم برخوردار است که در این بخش به توضیح آن می پردازیم :

  • مدیریت کاربران :

    دسترسی کلیه کاربران بر اساس نوع و محل خدمت و بر مینای تشخیص مدیریت سیستم تا ریزترین جزئیات برنامه در این بخش مشخص میگردد ، سیستم این قابلیت را دارد که با ایجاد گروه های کاربری بر اساس محل خدمت و تقسیم بندی های مشخص شده ، و ارتباط آن با نام های وارد شده جدید به سرعت دسترسی هر کاربر را مشخص کند .

  • مدیریت رمز عبور :

    هر کاربر با دسترسی خاص خود قادر به تغییر و تعیین رمز اختصاصی خود است ، به دلیل حساس بودن وظایف کاربران در بخش های مختلف برنامه و اینکه کلیه عملیات انجام شده توسط سیستم Log برداری میشود هر کاربر می بایست با کد اختصاصی و رمز عبور شخصی خود وارد محیط برنامه و قسمت کاری خود شود 

  • تعریف انواع چاپگر (Printer) :

    در این سیستم هیچ محدودیتی در زمینه تعریف یا انتخاب چاپگر وجود ندارد و برای هر گونه گزارش ، صورتحساب و یا دیگر مواردی که نیاز به چاپ است می توان چاپگر اختصاصی با هر سایز و هر مدلی را تعریف کرد ، بدین صورت که از در قسمت تعریف چاپگرهای سیستم امکان تعریف چاپگر مربوط به هر قسمت وجود دارد 

  • عملیات پشتیبانی و بازیابی : 

    تهیه نسخه پشتیبان (Backup) یکی از اصلی ترین وظایف مسئول و مدیر IT هر مجموعه ای میباشد ، این نرم افزار به شما این امکان را میدهد که با یک Click ساده و با فشردن یک کلید در هر لحظه و به هر تعداد که مورد نیاز است روی هر حافظه ای (جهت ذخیره اطلاعات ) اقدام به تهیه نسخه پشتیبان نمایید ، قابل ذکر است که با توجه به اینکه سیستم نرم افزاری مدریک تحت SQL Server میباشد ، از لحاظ امنیت اطلاعات در بالاترین درجه قرار دارد و این امکان وجود دارد که با طراحی تاریخ و زمان سیستم به صورت اتوماتیک و خودکار اقدام به تهیه نسخه پشتبیان نماید . همینطور می توان در به هنگام خراب شده اطلاعات و در زمان های لازم از قسمت بازیابی اطلاعات و از روی نسخه پشتیبانی تهیه شده اطلاعات را بازیابی کرده و به آخرین اطلاعات تهیه شده دست یافت ، قابل ذکر است که عملیات پشتیبانی و بازیابی اطلاعات تنها توسط مدیر سیستم و با دسترسی خاص انجام می گیرد .

  • مشاهده اطلاعات سیستم مالی (حسابداری ) :

    در این قسمت میتوان کلیه اطلاعات سیستم حسابداری اعم از : گروه حسابها ، کدینگ حسابها ، لیست اسناد تائید شده  و نشده و … را که جهت لینک برنامه هتلداری و رزرواسیون مورد نیاز است را مشاهده کرد و نسبت به افزودن و اصلاح آنها بر اساس دسترسی تعریف شده اقدام کرد .

  • تهیه مجدد فایل اماکن :

    به دلیل اینکه برخی اوقات در تهیه فایل اماکن به دلیل مشکلات سخت افزاری و شبکه اختلال بوجود می آید و نیز به این دلیل که گاهی نیاز مجدد به ایجاد فایل اماکن تاریخ های گذشته است این امکان در سیستم گذاشته شده که مجددا بتوان نسبت به تهیه فایل اماکن اقدام کرد .

  • چاپ مجدد صورتحساب :

    به دلیل مشکلات و موارد خاصی که در صندوق ها بوجود می آید و نیز نیاز مجدد به چاپ المثنی صورتحساب ها در هر صندوق و نیز در قسمت مالی در سیستم قسمتی طراحی شده است که کاربران با دستررسی خاص اقدام به تهیه و چاپ صورتحسابهای چاپ شده و تسویه شده نمایند

.مشاهده ،  محاسبه شبانه و صدور اسناد

امکان مشاهده اطلاعات در سیستم هتلداری و رزرواسیون مدریک به صورتی طراحی گردیده که کاربر از طریق منوی سیستم و نیز از طریق میانبر (Short Cut) ها ی قرارداده شده روی Desk Top برنامه به آنها دسترسی داشته باشد ، فهرست این میان بر ها بهدین شرح می باشد : :توضیحات کافی و لازم هر کدام از این قسمتها در بخش مربوط به خود داده شده است ” لیست اتاقها ، لیست اتاقهای خالی ، جدول (لیست) میهمانان مقیم ، جدول (Rack) اتاقها ، جدول (Rack) رزرواسیون .

. میانبرها ، Short Cut ها

جهت سهولت کار کاربران علاوه بر منوهای سیستم جهت دسترسی ، میانبرهایی بر روی Desk Top سیستم قرارداده شده که کاربران محترم به سرعت به گزینه ای مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند که از جله آنها می توان به این موارد اشاره کرد : رزرواسیون ، پذیرش ، مراکز فروش و رستوران ، خانه داری و تعمیرات و تاسیسات ، صندوق مرکزی یا صندوق پذیرش و نیز کلید خروج از سیستم .

. محاسبات شبانه

در پایان هر روز و برای انجام کلیه محاسبات سیستم هتلداری جهت ارسال سند حسابداری روزانه به سیستم مالی (حسابداری) امکانی در سیستم قرارداده شده که به وسیله یک Click  این عملیات انجام میشود و سیستم آماده برای ارسال سند حسابداری و نیز ارسال گزارش اماکن می شود .

. آماده سازی و ارسال گزارش اماکن

ارتباط هتلها و واحد های اقامتی و گردشگری با اداره اماکن نیروی انتظامی یکی از مهمترین موارد مدیریتی آن مجموعه می باشد که از حساسیت ویژهای نیز برخوردار است ، لذا نرم افزارهای هتلداری مدریک جهت تهیه و ارسال گزارش ورود و خروج میهمانان از امکانات ویژه ای برخوردار است و با توجه به اینکه در شهر های مختلف از فورمت های گوناگون جهت تهیه فایل اماکن استفاده می شود ، این نرم افزار قادر است بنا به نیاز هر هتل و شهر فایل اماکن مورد درخواست اداره اماکن آن شهر است را تهیه و آماده ارسال کند ، قابل ذکر است که نرم افزار مدریک  گزارشات کاملی برای ورود و خروج میهمانان ایرانی و خارجی و گزارش ویژه اماکن دارد که در صورت بروز اشکال در ارسال مکانیزه اماکن با تهیه و ارسال گزارشات مکتوب نسبت به ارسال آن اقدام میگردد .

. ارسال و صدور سند حسابداری

عموماً يكي از بزرگترين مسائل در زمينه گردش كار يك هتل ، امور مالي و صدور اسناد مالي مربوط به فروش ، درآمد ، دريافت و پرداخت و بروز نگهداري حساب مشتريان اعتباري مي باشد .

سیستم جامع هتلداری و رزرواسیون مدریک تنها سیستم جامعی است که تمامی برنامه های مالی و هتلداری آن توسط شرکت پذیرا پیشه مدریک تهیه و آماده گردیده است و بدون لینک با نرم افزارهای دیگر شرکتها امکان ارتباط بین تمامی زیر سیستم ها با سیستم مالی (حسابداری) مدریک را برقرار کرده است ، سیستم هتلداری و رزرواسیون مدریک نیز در همین راستا با انجام محاسبات شبانه که در بالا به شرح پرداختیم آماده ارسال سند روزانه حسابداری میگردد که این سند بر اساس تنظیمات انجام شده در قسمت تعریف کدهای حسابداری و با آن کدها ارسال میگردد . عملیات ارسال سند حسابداری تنها برای سند روزهای قبل صورت میگیرد و برای مشاهده سند حسابداری روز جاری میتوان از گزارشات و گزارش سند حسابداری مشروح و خلاصه استفاده کرد . لازم به ذکر است که قبل از ارسال سند می بایست از بالانس بودن حسابها اطمینان حاصل شود و سپس سند را ارسال کرد ، زیرا سیستم تنها در صورت بالانس بودن سند قادر به ارسال آن می باشد . پس از ارسال سند با مراجعه به سیستم مالی (حسابداری) مدریک و از قسمت ورودی اسناد مکانیزه سند ارسالی قابل مشاهده و اصلاح ، “البته تنها برای مدیر سیستم” می باشد .

. ارسال و صدور رسید و حواله های انبار

کلیه محساسبات قیمت تمام شده (Cost Control) ، با ارسال و صدور رسید و حواله های انبار انجام میگیرد ، بدین صورت که در هر زمان و با مشخص کردن بازه زمانی و با انتخاب محل یا محل های فروش و نیز انتخاب شماره صورتحسابها امکان ارسال و تهیه رسید و حواله بر اساس صورتحسابهای صادر شده فراهم میگردد که با این ارسال و سپس مراجعه به برنامه انبارداری مدریک و پس از محاسبات قیمت تمام شده قادر به تهیه گزارشات قیمت تمام شده هستیم.

. ارسال به سیستم حقو ق و دستمزد و پرسنلی

مدیریت هزینه های پرسنل و اینکه کدام قسمت از این هزینه ها به عهده پرسنل و کدام به عهده هتل است از مواردی است که مدیریت مکانیزه آن  در نرم افزار مدریک به سهولت قابل انجام است ، بدین صورت که در قسمت مشتریان اسامی پرسنل در قسمت مخصوص وارد شده و با وارد کردن فیلد حقوقی که شامل کسورات از سیستم حقوق و دستمزد و پرسنلی است  و نیز ارسال اسناد مخصوص سیستم پرسنلی بر اساس فاکتور های صادر شده برای پرسنل مبالغ قابل کسر در فیش حقوقی پرسنل منعکس میشود .

 

انواع لینک سیستمهای سخت افزاری

  • لینک با Pocket PC و  Tablet PCها ( جهت استفاده در رستوران و خانه داری )

  • لینک با دستگاه های کارت خوان (اعتباری و غیره) ( جهت صدور کارت اعتباری ویژه هتل برای مهمان )

  • لینک با انواع دستگاه سانترال تلفن به صورت دو طرفه

  • لینک با سیستم ارسال SMS ( با قابلیت لینک مستقیم به بانک اطلاعات هتل )

  • لینک با Intractive TV ها

  • لینک با انواع قفل درب

 

گزارشات

نرم افزار هتلداری و رزرواسیون مدریک با ارایه گزارشات کامل و بی نظیر این امکان را به مدیران و کاربران سیستم میدهد که با تهیه گزارشات گوناگون و متنوع و با در نظر گرفتن وظایف کاری و اینکه چه گزارشاتی را جهت ارایه به واحد های مرتبط با حوزه کاری خود و نیزارایه به مدیران بالاتر باید بدهند در راستای بهبود کار و بهره وری بیشتر حرکت نمایند . سیستم مدریک در قسمت گزارشات از 3 بخش اصلی تشکیل شده است که در ذیل به شرح آنها پرداخته شده است .

  1. گزارشات روزانه : گزارشات روزانه شامل گزارشاتی می شود که به تاریخ روز تهیه می گردد و بازه زمانی آن از بعد محاسبات شبانه تا پایان روز است . ار مهمترین این گزارشات می توان به :
  • گزارش سند حسابداری (ریز و خلاصه) ، پیوست سند حسابداری (کلیه اسناد و گزارشات لازم برای ضمیمه کردن به سند حسابداری ) ، مانده حساب میهمانان مقیم ، درصد اشغال ، صورت وضعیت میهمانان مقیم ، صورت وضعیت مهمانان ورودی ، گزارش درآمد ، ورود و خروج میهمانان ، Room Rate ، Night Clerk ، مانده حساب بدهکاران اعتباری ، کنترل وضعیت اتاقها ، وضعیت حساب میهمانان و چندین گزارش دیگر که در این جا به توضیح در مورد 2 گزارش کارا و مهم می پردازیم :
  • Room Rate : گزارشی جامع از میزان فروش روزانه به تفکیک اتاقها و مشتری و نیز تفکیک عوارض و حق سرویس به اضافه درصد اشغال روزانه و همچنین ورود و خروج میهمانان ، تعداد میهمانان به تفکیک ایرانی و خارجی و ….
  • Night Clerk : گزارشی بینظیر جهت بررس صورت وضعیت فروش و درصد اشغال از ابتدای سال جاری و ماه جاری به تفکیک و نیز نمایش عملکرد روزانه از نظر فروش و درصد اشغال و گزارشی استثنایی جهت نشان دادن وضعیت کلی پذیرش و رزرواسیون و صندوق به مدیران رده بالا در هر مجموعه ای .
  1. گزارشات دوره ای : گزارشات دوره ای گزارشاتی است که در آن میتوان با مشخص کردن دوره های زمانی مختلف اقدام به تهیه گزارش کرد ، در این گزارشات ، گزارشات جامع و کاملی از مصرف رستورانها و مراکز فروش به تفکیک های مختلف و متنوع ، گزارش های درآمدی و گزارشات مفصل دیگری وجود دارد که عبارتند از : گزارش مصرف کلی رستورانها ، مصرف به تفکیک نوع و محل ، مصرف به تفکیک نوع مصرف ، مصرف به تفکیک محل ، مصرف به تفکیک گروه کالا ،  مصرف دوره ای مواد اولیه ، صورت رزرواسیونها ، ابطال چکهای رستوران ،  دریافت و پرداخت ، درآمد و فروش ، رزرواسیونهای باطل شده ،  ابطال اتاقها ، ورود و خروج میهمانان ، گردش حساب میهمانان ، تراز حساب مشتریان ، درآمد انواع اتاق ، دلارهای (ارزها) دریافتی ، آمار ورود و خروج ماهانه و دوره ای میهمان (جهت ارایه به شهرداریها ، ارشاد و …) ، مصرف به تفکیک صندوق ، صورتحسابهای رستوران ، بیمه میهمانان ، گزارش دوره ای Room Rate (تفکیکی و تلفیقی ) وکه به چند مورد از این گزارشات به صورت تشریحی می پردازیم :
  • گردش حساب میهمانان : گزارشی کامل از گردش حساب میهمان که در تاریخ های مورد نظر کاربر ارایه میدهد و حاوی اطلاعات مفید از قبیل تاریخ ورود و خروج میهمان و سابقه کامل میهمان در هتل و نیز گردش کامل مالی میهمان و مشتری هتل و میزان بدهکاری و بستانکاری را مشخص میکند .
  • گزارش دوره ای Room Rate : گزارشی جامع از میزان فروش روزانه به تفکیک اتاقها و مشتری و نیز تفکیک عوارض و حق سرویس به اضافه درصد اشغال روزانه و همچنین ورود و خروج میهمانان ، تعداد میهمانان به تفکیک ایرانی و خارجی و …. ولی اینبار به صورت دورهای و در زمانهای مشخص شده توسط کاربر قابل ارایه است که همین گراش دوره ای نیز بصورت تلفیقی و تفکیکی قابل ارایه می باشد .
  • گزارش ابطال چکهای رستوران : گزارشی کنترلی جهت بررسی چکهای باطل شده در رستورانها و مراکز فروش که در زمینه محاسبات قیمت تمام شده کارای ویژه ای دارد .
  1. گزارشات ویژه : گزارشاتی خاص و ویژه جهت بررسی عملکرد واحد های مختلف و گزارشاتی کنترلی برای مدیران واحد ها و بخش های مختلف و  همچنین جهت ارایه گزارشات خاص به واحد های مالی و دیگر واحد های مرتبط با هتل و مجموعه های اقامتی که شامل این گزارشات می باشد : گزارش روم بالانس ، آخرین وضعیت هزینه کلیه اتاقها ،  آخرین مانده بدهکاران اعتباری ، صورت کلیه مشتریان اعتباری ،  صورت فروش رستوران ، جدول رزرواسیون ، صورت کالا و غذا ، گزارش آماری اتاق/میهمان( مشتمل بر 10 گزارش متنوع و گوناگون) ، اتاقهای انتقالی ، گزارش POS ، تفکیکی درآمد ، مانده  مشتریان ، عملکرد کاربران ، سرویس های ویژه ، پیش دریافتهای رزرواسیون و پذیرش ، بنهای مصرف شده ، پذیرش های لغو شده ، شارژ نیم بها ، در صد اشغال بر حسب نفر ، گزارش تفکیکی درآمد اتاق و چندین گزارش دیگر که به عنوان نمونه به توضیحی در مورد گزارش آماری اتاق/میهمان اشاره می شود
  • گزارش آماری اتاق/میهمان : گزارشی اکمل مشتمل بر 10 گزارش تنوع و گوناگون که یا فیلتر های تاریخ ، اتاق ، نام میهمان یا مشتری ، تفکیک عوارض و سرویس این امکان را میدهد که گزارشات : درصد اشغال ریالی به تفکیک تاریخ ، درصد اشغال ریالی به تفکیک شماره اتاق ، درصد اشغال ریالی دوره ای ، درصد اشغال تعدادی دوره ای ، گزارش مقایسه ای فروش اتاق به تفکیک تاریخ ، گزارش مقایسه ای فروش اتاق به تفکیک شماره اتاق ، گزارش میهمانانی که حداقل یک شب مقیم بوده اند ، درصد اشغال تعدادی دوره ای خلاصه بر حسب تاریخ ، گزارش کلیه میهمانان و .. را تهیه و نسبت به بررسی آنها اقدام نمایید .

سیستم حسابداری  تحت ویندوز مدریک

ابزارها مدیریتی و تحليلي سيستم

  • امكان تلفيق حسابهاي مالي شركتهاي تحت پوشش واحدها و شركتهاي سرمايه گذاري و ارائه گزارشات مربوطه (سيستم كنترل تجمعي و حسابداري شعب).
  • تهيه گزارشات تراز تحليلي با شناور قرار دادن مراكزهزينه و تفصيلهاي يكتا در بين سطوح مختلف كدينگ حساب و تهيه گزارشات مديريتي بسيار قوي .
  • امكان مديريت كاربران بسیار قوی ، براي تعريف كاربران نامحدود با سطوح دسترسي مختلف و ارائه گزارش عملکرد کاربران تا ریزترین سطح فعالیت (مانند اصلاح و یا حذف اسناد و همچنين زمان کار و حضور آنها در سیستم )
  • امكان ارائه نمودارها و گزارشات جامع مديريتي ، تخصصي و مقايسه اي جهت تسريع و تسهيل تصميم گيريهاي مديريتي و امكان ارسال كليه گزارشات به Excel  براي توليد نمودارهاي  پيشرفته تر.
  • ارائه امكان قدرتمند مرور حسابها كه كاربر توسط آن مي تواند از سطح تراز كل به سطح تراز معين و از سطح تراز معين به سطح تراز جزء – تراز تفصيل و تراز مركز و در نهايت به سطح سند دسترسي پيدا كند . در اين بين كاربر مي تواند دفاتر كل ، معين و جزء ، دفاتر تفصيلي و مركز هزينه خود را نيز بررسي و مرور نمايد . اساسا امور مربوط به رسيدگي حسابها (بررسي چراها و اماهاي هر حساب) و اطلاع رساني از وضعيت حسابها به سادگي و سرعت قابل انجام است .

  • با استفاده از مرورحسابها و تراز بر روي سطح مراكز ، مديران مي توانند با يك نگاه ، سود و زيان هر مركز را به تفكيك مشاهده كرده و دفتر كل هر مركز را تا ريز حسابهاي آن مركز ، مشاهده كنند . اين قابليت دقيقا براي سطح تفصيل نيز كاربرد دارد.

  • مرور حسابها بصورت ارزی نيز قابل استفاده است.
  • فعال بودن جستجو روی مبلغ در تمام صفحات مرور حسابها
  • امكان مغايرت گيري حسابها امکان تهیه صورت مغایرت بین بانکها و همچنین سایر حسابها . در واقع مغايرت گيري  بر روي هر حساب دلخواه با استفاده از ستون عطف موجود در اسناد بصورت خودكار،  از جمله مغايرت گيري بانكي –  مغايرت گيري بين وجوه دريافتي و فاكتورها و …
  • امكان تسهيم هزينه ها و ارتباط مستقيم كدينگ با مراكز هزينه و تهيه گزارشات هزينه و سودوزيان در سطح مراكز هزينه .

تسهيلات و قابلیتهای ويژه 

  • امکان استفاده و تعريف 9 سطح حساب  و تهيه گزارش بر روي آنها ( سرگروه حسابها ، گروه حسابها ؛ كل ، معين ؛ جز (معين در معين ) ، گروه تفصيلي ، تفصيلي يكتا ، گروه مراكز ،  مراكز هزينه يكتا )

  • امكان تعريف تفصيلي يكتا بصورت يك سطح يكتا (Unique) – در دو سطح گروه و تفصيلي
  • امكان تعريف و استفاده از مراكز هزينه و تعريف پروژه ها – در دو سطح گروه و مركز ( براي محاسبه قيمت تمام شده و برآورد هزينه ها براي شركتهاي توليدي ، صنعتي ، خدماتي و پيمانكاري ) بصورت يك سطح يكتا (Unique)
  • تهيه گزارشات تراز با شناور قرار دادن مراكزهزينه و تفصيل در بين سطوح مختلف كدينگ حساب و تهیه گزارشات مديريتي بسيار قوي .
  • امكان تعريف طول كدينگ سطوح فوق به دلخواه و نياز كاربر در هنگام نصب اوليه سيستم و حتي در ميان كار اجرايي سيستم .
  • امكان تغيير كدينگ ( سرفصل حساب ، تفصيل و مركز ) حتي بعد از استفاده كدينگ در اسناد، كه در اينصورت كليه اسناد با كد جديد جايگزين خواهند شد.
  • امکان تغییر گروه و ریز مراکز و تفصیلی ها و حتی امکان تغییر گروه مرکز یا تفصیل آنها پس از صدور سند بر روي آنها.
  • حذف کدها، تفصیل و مراکز بدون گردش پس از نمایش ، انتخاب و تایید توسط کاربر
  • امكان انتقال كدينگ ، با اين امكان مي توان سندهاي صادره بر روي هر سرفصل حساب را به هر سرفصل حساب ديگر انتقال داد و تجميع نمود و حتی سطوح آنها را بسهولت تغییر داد – مثلا یک حساب را از سطح جز به معین یا از معین به جز انتقال داد .
  • امكان ايجاد سطح براي حسابهايي كه داراي گردش هستند و انتقال اسناد مربوطه به سطح پايين تر(براي مثال ايجاد جزء براي يك معين كه داراي گردش است) و امكان حذف يك سطح وانتقال اسناد آن به سطح بالاتر. ( مثلا انتقال گردش حساب از سطح جزء به سطح معين )
  • تعيين ماهيت حسابها و تشخيص آن توسط سيستم و انجام كنترلهاي لازم براي جلوگيري از منفي شدن مانده حسابها.
  • امكان تهيه نسخه پشتيبان از روی Server و حتی هر Client بطور جداگانه ، امکان تنظيمات ظاهري سيستم ، تنظيم و تغيير كليدهاي كنترلي (ميانبر) تعريف شده توسط سيستم ، ماشين حساب ، تقويم با ذكر روزهاي تعطيل و اخطار هنگام صدور سند در روز تعطيل به حسابدار
  • امكان صدور اسناد خودكار بستن حسابها به حساب عملكرد سود و زيان و يا بصورت تسهيم به حسابهاي ديگر. بستن حسابها به روش تسهیم هزینه در زمانهای مورد نیاز مثلا پایان هر ماه صورت مي گيرد.
  • امكان صدور اسناد خودكار افتتاحيه و اختتاميه و انتقال مانده حسابها به دوره مالي بعد با امكان انتقال حسابهاي خاص بصورت ريز اقلام باز در سند افتتاحيه براي ادامه سيستم مغايرت گيري. يا به عبارت ديگر امکان انتقال اقلام باز حاصل از مغایرت گیری در اختتامیه و افتتاحیه با تعیین سرفصلهای خاص هنگام صدور سند اختتامیه
  • امكان مديريت و نگهداري كامل حسابهاي ارزي و ارائه صورتها و گزارشات مالي مربوطه و امكان تعريف انواع ارز و امكان صدور سند تسعير نرخ ارز و  نگهداری نرخ ارز به همراه سابقه تغییرات
  • امكان ارسال و دريافت اسناد به سيستمهاي مالي ديگر.
  • نگهداری نرخ ارز به همراه سابقه تغییرات.
  • امكان صدور اسناد اتوماتيك ، ارتباط كامل و تبادل اطلاعات با كليه زيرمجموعه هاي سيستم جامع مالي مدریک . از جمله حسابداري انبار ، حقوق و دستمزد ، اموال و داراييهاي ثابت و …(از طريق شبكه ، مودم و ديسكت) – كليه اين زير سيستمها ، سندهاي حسابداري مكانيزه خود را به به سيستم حسابداري مركزي  ارسال نموده و حسابدار پس از تاييد ، آنها را به اسناد اصلي خود اضافه مي نمايد .
  • امكان ثبت كليه تغييرات انجام شده بر روي اسناد و نگهداري سوابق كليه تغييرات و امكان بازيابي تغييرات و حتي نگهداري و بازيابي سابقه اسناد حذف شده .
  • امکان مشاهده لیست اسناد حذف و اصلاح شده و امکان بازگردانی اسناد حذف شده .

امكانات ويژه اسناد

  • امكان ايجاد يا ويرايش همزمان سه سند توسط كاربر . در اين حالت امكان انتقال و يا كپي رديفهاي يك سند به سند ديگر وجود دارد.
  • امکان درج ردیف جدید در بین ردیفهای دیگر در سند و همچنین امکان جابجایی ردیفهای موجود.
  • امکان جستجو وجايگزيني در شرح یک سند.
  • امکان استفاده از حافظه موقت ( Clipboard ) و کپی آرتیکلهای مورد نظر از یک سند به سند دیگر .
  • امکان تعریف مرحله سند در سطح دسترسی و درنتیجه امکان محدود کردن کاربران با توجه به مرحله سند.
  • امکان کپی اطلاعات ماشین حساب روی سند با کلید Ctrl+C
  • امکان مشاهده دفتر از روی لیست اسناد و سند ( مراجعه به مرور حسابها از روی سند)
  • امکان تنظیم سیستم به صورت پیش فرض روی تاریخ میلادی و در نتیجه در تمام برنامه تاریخها میلادی دریافت و نمایش داده می شوند و موردی می توان بصورت شمسی عملیات انجام داد و یا گزارش تهیه کرد.
  • دريافت شماره عطف براي آرتيكلهاي سند جهت استفاده در زير سيستم مغايرت گيري.
  • دریافت شرح انگلیسی برای آرتیکلهای سند.
  • محاسبه مبلغ ریالی از روی مبلغ ارزی با توجه به نرخ ارز و بالعکس.
  • امكان مشاهده ليست اسناد صادره و امكان جستجوي اسناد با شماره مرجع ، شماره سند و يا  تاريخ سند.
  • امكان ليست اسناد جهت نمايش و امكان جستجوي اسناد با شماره و يا  تاريخ سند.
  • امكان تعيين الويت اسناد يك روز ( تعيين ترتيب اسناد در يك روز).
  • امكان تعيين مراحل سند از جمله، تنظيم ،رسيدگي، تصويب و تاييد نهايي بر روي اسناد به منظور پيگيري ، جستجو و تفكيك آنها در گزارشات و كنترل آنها و همچنين امكان قراردادن سطح دسترسي بر روي هر يك از اين مراحل و براي هريك از مديران . به اين ترتيب سيستم داراي يك سيستم پيگيري مراحل سند خواهد بود.
  • همچنين جستجوي اسناد بر روي هر يك از مراحل فوق و حتي بطور مثال تهيه گزارشات تراز يا دفاتر فقط بر روي اسنادي كه تصويب و تاييد نهايي شده اند .
  • امكان جستجوي بسيار قدرتمند در اسناد، كاربر باداشتن هر يك ازاطلاعات سند (از قبيل شماره سند ،تاريخ،كدحساب، كد مركز هزينه، شرح سند، مبلغ و ….) مي تواند در اسناد جستجو كند و سپس اسناد يافت شده را با امكان ليست اسناد مشاهده نمايد.
  • امکان خلاصه سازی اسناد، میتوان کلیه اسناد هر روز را به یک سند تبدیل نمود ( روزی یک سند).
  • امکان حذف کلی اسناد مکانیزه با توجه به زیر سیستم مثلا حذف کلیه اسناد انبار.
  • نمایش کلیه اسناد دریافتی از زیر سیستم ها و ارائه گزارش اقلام فاقد کد . در این ویرایش ابتدا هنگام ارسال سند از زیر سیستم در همان جا گزارشی مبنی بر اطلاعات فاقد کد با ذکر مورد اطلاع ارائه می شود ( مثلا پایه حقوق در مرکز 20501) و سپس در سیستم حسابداری هنگام تایید اسناد دریافتی نمایش اقلام بدون کد در نظر گرفته شده است.
  • مشاهده اسناد حذف شده ، کلیه اسناد حذف شده در محلی ذخیره می شوند و درصورت نیاز مدیر سیستم می تواند آنها را مشاهده و یا بازیابی نماید. ( امکان Undo برای اسناد حذف شده ).
  • تهیه گزارش عملکرد کاربران ، لیستی از کلیه اسناد با تعیین کاربرانی که روی اسناد فعالیت داشته و مراحل اسناد را تغییر داده اند.
  • تعیین سطح دسترسی برای کاربران مجاز به حذف و اصلاح سند مکانیزه.
  • تعیین سطح دسترسی برای کاربران مجاز به حذف و اصلاح اسناد دیگران ، اولین شخصی که سندی را ایجاد می کند تنظیم کننده و صاحب سند می باشد، با این امکان از حذف و اصلاح اسناد توسط سایر پرسنل جلوگیری می شود.

    گزارشات

  • گزارشات استاندارد : اين گزارشات شامل انواع ترازها ،دفاتر، اسناد، خلاصه دفاتر، خلاصه اسناد، كدينگ، و … ميباشد گزارشات تراز و دفاتر براي گروه حسابها و گروه اصلي حسابها نيز وجود دارد.
  • گزارشات با توجه به مرحله سند: جهت بررسي حسابها با توجه به مرحله سند( از اسنادي كه در مرحله خاصي قرار گرفته اند – تنظيم ، رسيدگي، تاييد و تصويب ) گزارشات ترازها و دفاتر در سيستم قرارداده شده است.
  • گزارشات مراكزهزينه : با در نظر گرفتن ترتيب كدينگ بصورت سطح اول مراكز، سطح دوم كل، سطح سوم معين و سطح چهارم جزء گزارشاتي با قالب ترازها و دفاتر با عناوين :
  • – گزارش مانده وگردش در سطح مراكز
  • – گزارش مانده وگردش در سطح مراكز – كل
  • – گزارش مانده وگردش در سطح مراكز – كل- معين
  • – گزارش مانده وگردش در سطح مراكز – كل- معين – جزء
  • گزارشات خاص بر اساس مجموعه حسابها
    • امکان طراحی و ایجاد گزارشات مالي بر روي مجموعه معين و قابل انتخاب از سرفصل حسابها و اصطلاحا گزارشات مجموعه ای .
    • گزارشات خاص مانند سود و زيان، تراز نامه، منابع و مصارف و … در حسابداري وجود ندارد كه قالب كلي آنها يكسان ميباشد.
    • جهت تهيه اينگونه گزارشات امكان تعريف مجموعه حسابها در سيستم وجود دارد. هر مجموعه از چند قسمت كه هر قسمت داراي تعدادي بخش و سرفصل ميباشد، تشكيل شده است بر اساس همين تعريف گزارشات خاص تهيه مي گردند.
  • كليه ترازها و دفاتر قابليت تهيه با ستون مبالغ ارزي ميباشند و ضمنا تراز و دفتر فقط با حسابهاي ارزي نيز پيش بيني گرديده است.
  • تهيه گزارشات تراز تحليلي با شناور قرار دادن مراكزهزينه و تفصيلهاي يكتا در بين سطوح مختلف كدينگ حساب و گرفتن گزارشات مديريتي بسيار قوي و ساختن گزارشات دلخواه تحلیلی (توسط يك گزارش ساز كارآمد و ساده ).
  • سایر گزارشات خاص :
  • گزارشات ویژه دفاتر – با ترتیبهای گوناگون .
  • چاپ اعلامیه بدهکار و بستانکاری مشتریان و بستانکاران.
  • گزارش خلاصه اسناد بطور روزانه ، ماهانه یا به به ترتیب اسناد و ایجاد سندهای مرکب و مناسب برای نوشتن دفاتر قانونی و یا گرفتن ترازهای روزانه یا ماهانه .
  • گزارشات تراز با آخرین سطح حساب .
  • گزارش تراز 12 ستونه با انتخاب ستونهای دلخواه تا 12 ستون.
  • گزارش مقایسه اي بین سالهای مختلف ( مشابه نمودارها).
  • گزارش تحلیلی ارزی.
  • گزارش خلاصه دفاتر مالی به تفکيک افتتاحيه و اختتاميه.
  • امكان تهيه گزارش صورتهای مالی به تفکيک مراکز.
  • امكان تعيين محدوده درگزارش ويژه دفاتر بر اساس تفصيل و مرکز.
  • امكان تعيين محدوده درگزارش ترازها و دفاتر تحليلی در قسمت دفتر حساب بر اساس شماره عطف.
  • گزارش مراکز : امکان تهیه گزارش از سطح تفصیلی و مراکز.

ويژگيهاي گزارشات

  • ارائه کلیه گزارشات بصورت انگلیسی با استفاده از شرحهای انگلیسی.
  • امکان تعیین محدوده در تمام گزارشات با تاریخهای میلادی.
  • امکان ارائه خلاصه گزارشات ماهانه بر اساس ماههای میلادی.
  • امکان تعیین محدوده در سطح تفصیل و مرکز در کلیه گزارشات ( از قبیل گزارشات مقایسه ای ، مجموعه ها ، اعلامیه و …. ).
  • امکان ذخیره تنظیمات گزارش تحلیلی جهت استفاده مجدد .
  • گزارش كنترلي اسناد بصورت خلاصه ( ته جمع اسناد با اطلاعات شماره مرجع- شماره سند- تاریخ – شرح کلی – جمع مبلغ سند ).
  • امکان تهیه گزارشات دفاتر با حذف شماره مرجع ( جهت ارائه به دارایی).
  • امکان فیلتر روی تراز آزمایشی با تعیین محدوده برای مانده بدهکار یا بستانکار.
  • در گزارش اسناد بصورت خلاصه کل و خلاصه معين امكان تعیین محدوده و امكان تعيين ترتيب گزارش براساس عطف ويا تفصيل ويا مرکز نیز وجود دارد.

 

سیستم انبارداری  تحت ویندوز مدریک

ابزارها مدیریتی و تحليلي سيستم

 

  • ارائه امكان قدرتمند مشاهده آخرین وضعیت مانده موجودي كالاها ، گردش ریالی کالا ، مانده سفارشات ، مانده ریالی کالا در کل انبارها و در مجموع کنترل کامل انبار  بصورت فهرستهاي انتخاب و از سطح كل انبارها به سطح مانده در انبارخاص و کل انبارها و سپس به كاردكس كالا و در نهايت به اسناد انبار ، برای کنترل مدیران مالی و مدیران سطوح بالا.

  • فراهم كردن بستر مناسب براي آناليز ، تجزيه و تركيب محصولات و نيمه ساخته ها (مواد تشكيل دهنده محصولBOM ) براي رسيدن به قيمت تمام شده محصول .
  • پشتيباني نيازهاي سيستم استاندارد جهاني ISO ، براي كارخانجات و مراكز توليدي.
  • امكان تغيير روش محاسبه قيمت حواله ها به يكي از 5 روش استاندارد ، ميانگين موزون ، ميانگين دوره اي ، LIFO و FIFO در هر لحظه دلخواه و در هر زمان در طول يكدوره مالي و به تفکیک هر انبار دلخواه – برای تحلیل مدیران مالی.
  • ارائه گزارشات مقايسه اي بين روشهاي مختلف قيمت گذاري حواله ها (5 روش فوق) ، براي تصميات مديريتي.
  • امكان تعريف انواع اسناد ورودي و خروجي (رسيد و حواله و برگشتي آنها ) بر اساس گيرنده ها و فرستنده هاي جديد. این امکان انعطاف پذیری فوق العاده ای به کاربر برای تعریف هر نوع انبار و هر نوع مرکزی ( از جمله انبار و مراکز فروش ، انبار و مراکز تولید ، انبار پیمانکاری و پیمانکاران ، انبار امانی ، انبار مصرفی و ….) با هر نوع نیازی را     می دهد .
  • امکان تحلیل قیمتهای خرید توسط مدیران ذیربط.
  • امکان تهیه گزارشات آماری و نمودار از میزان مصرف و ارسال کالا به مراکز هزینه ، پیمانکاران ، مراکز تولید و…
  • امكان تعريف كاربران مختلف و نامحدود با سطوح دسترسي متفاوت و امكان تعريف كاربر بصورت مديرسيستم ، حسابدار و انباردار ( كاربر انباردار به بخشهاي ريالي سيستم دسترسي ندارد).

تسهيلات و قابلیتهای ويژه

  • ارائه امكان قدرتمند مشاهده موجودي تعدادی و ریالی كه كاربر توسط آن مي تواند به مانده موجودي كالاها  بصورت فهرستهاي انتخاب و از سطح كل انبارها به سطح مانده در انبارخاص و سپس به كاردكس كالا و در نهايت به اسناد انبار ، دسترسي داشته باشد و همچنین هر لحظه کالاها را بر حسب دو  واحد اندازه گیری مشاهده نماید و همچنین کالاهای منفی را ردیابی نماید.
  • متغير بودن طول كدهاي سيستم (از جمله كد كالا ، گروه كالا ، مركز هزينه ، فروشنده ها و …) در هنگام نصب و به انتخاب و اختیار کاربر.
  • امکان تغییر کد کالا بدون نیاز به اصلاح سند ، امكان صدور رسيد انبار خودكار ، در هنگام صدور حواله انبار به انبار .
  • امكان ايجاد انبارهاي متعدد (چند انباره) ، به هر تعداد دلخواه و اختصاص یکی از روشهای قیمت گذاری حواله های مورد نظر به هر انبار.
  • امكان تجزيه كالا در هنگام صدور حواله یا درخواست ( يك محصول را به فرمول خود تجزيه و يا مواد اوليه را به فرمول خود تركيب و به يك محصول جديد تبديل نمايد . )
  • بروز رساني كليه فايلهاي سيستم از جمله كارت انبار به محض ورود اسناد انبار (رسيد ، حواله و …).
  • سيستم کامل سفارشات ، تعديل سفارشات و امکان ديدن مانده سفارش و امکان تعديل آنها و تعدیل مانده سفارشات بصورت دستی توسط کاربر ویا  بصورت گروهی
  • امكان مديريت و كنترل سفارشات خريد كالاهاي در راهي وكالاهاي قابل سفارش. امكان صدور درخواست كالا از واحدهاي درخواست كننده     ( مثل توليد ، فروش و مراكز هزينه و … ) و امكان صدور حواله كالا توسط انباردار از روي درخواستهاي رسيده به انبار بصورت خودكار .
  • صدور خودکار سند مکانیزه سفارش خرید با توجه به نقطه سفارش و مانده موجودی، از روی گزارش کالاهای قابل سفارش .
  • نمايش قيمت سفارش خريد طبق روش محاسبه ريالي انبار وهمچنين طبق آخرين خريد( جهت برآوردهزينه خريد ).
  • ارتباط نسخه موجودي انبار با نسخه ريالي آن با امكان ارسال و دريافت اطلاعات نسخه موجودي به نسخه ريالي توسط شبكه،مودم يا ديسكت (در واقع ارتباط کامل چند انبار با فواصل دور و یا ارتباط انبار با دفتر مرکزی و یا با واحد حسابداری انبار از راه دور مقدور می باشد)
  • امكان تعريف و استفاده از چند روش انبارگرداني از جمله سه شمارشي ، تك شمارشي ، بصورت تگهاي انبارگرداني و ليستي و محاسبه ابتداي دوره براي سال جديد .
  • امكان تهيه نسخه پشتيبان ، تنظيمات ظاهري سيستم ، تنظيم و تغيير كليدهاي كنترلي تعريف شده توسط سيستم ، ماشين حساب ، تقويم با ذكر روزهاي تعطيل براي اخطار دادن به حسابدار .
  • امكان تعریف دوره های انبارگرداني در سطح هر انبار . تعريف و استفاده از چند روش انبارگرداني از جمله تک شمارشي ، دو و سه شمارشي ، تعریف تگهاي انبارگرداني . صدور سند تعدیل انبارگردانی.
  • امکان مشاهده موجودی انبارها به تفکیک و به تجمیع و به ریز کالا و گروه کالا بصورت آن لاین ولحظه ای بصورت بسیار ساده و کاربردی
  • امكان محاسبه قيمت حواله ها با پنج روش استاندارد ، ميانگين موزون ، ميانگين دوره اي ، LIFO ‌، FIFO ، و تهيه گزارش مقايسه اي حواله ها با روشهاي فوق .
  • امکان استفاده از کدهای batch برای هر کالا – در واقع تفکیک کردن یک نوع کالا به پارتی های مختلف در هنگام ورود بطوریکه وزن یا قیمت آنها مختلف باشد . در این حالت موجودی و قیمت هر پارتی بطور جداگانه و همچنین موجودی و قبمت کل آن کالا در مجموع نگهداری می شود.
  • امکان تعریف هر نوع فیلد کاربری برای هر کالا – مانند رنگ ، سایز ، تاریخ انقضا ء – محل استقرار در انبار و ….
  • امکان تعریف فیلدهای کاربری خاص برای سندهای رسید و حواله و … مانند شماره باربری ، مجوز خروج ، شماره بارنامه ، پلاک ماشین و ….
  • امکان جلوگیری از ثبت حواله با مانده موجودی منفی کالا و یا آزاد گذاشتن ثبت آن به دلخواه و صلاح کاربر .
  • امکان محدود کردن کاربر به انبار یا انبارهای خاص در کلیه قسمتهای عملیاتی و گزارشی از قبیل ابتدای دوره ، اسناد ، انبارگردانی و …
  • کنترل موجودی حسابداری و انبار ، در این قسمت هدف مقایسه و مغایرت گیری بین اطلاعات انبار و حسابداری می باشد. گزارش مغایرت به سه حالت تهیه می شود:

بخش اول : اسنادی که در دو Database  وجود دارند و مغایرت روی تاریخ ، کد فرستنده / گیرنده ، و یا مقدار دارند .

بخش دوم : اسنادی که در حسابداری هستند و در انبار خیر

بخش سوم : اسنادی که در حسابداری نیستند و در انبار وجود دارد .

ابتدای دوره نیز قابل کنترل می باشد .

امكانات ويژه اسناد

  • صدور سند حسابداری انبار و ارسال آن به حسابداری به روشهای زیر ممکن می باشد :

الف ) به تفکیک انواع اسناد ، رسیدها در یک سند ، حواله ها در سند دیگر و به همین ترتیب برای برگشت رسید و برگشت حواله در اسناد جدا. و همچنين امكان اعمال محدوده روي نوع و تاريخ اسناد.

ب ) سند ماهانه ، در این حالت کلیه اطلاعات را در روز آخر ماه در یک شماره سند صادر می کند.

پ ) تفکیک براساس کالا و گروه کالا، امکان تفکیک موجودی جنسی و یا طرف آن به کالا و یا گروه کالا در سطح سرفصل حساب و یا تفصیل اضافه گردید.

ت) گزارش کنترلی کدهای حسابداری ، هنگام صدور سند در صورتیکه کدی در حسابداری تعریف نشده باشد دقیقاً تعیین می کند چه اطلاعی در زیر سیستم کد اشتباه دارد ( یا کد تعریف نشده )

  • امکان مشاهده اسناد انبار بصورت لیستی و تجمیع یا تفکیک آنها به اسناد رسید ، حواله ، برگشت از رسید و برگشت از حواله با امکان جستجو در شرح سند و اطلاعات دیگر.
  • امكان تعريف انواع گيرنده ها و فرستنده ها توسط كاربر ، مانند اماني ها ، مراكز  هزينه ، مراكز توليد ( براي كارخانجات ) ، خريداران و فروشنده ها و …
  • بدین ترتیب کاربران هر نوع نیازی در زمینه ایجاد گروههای خاص قابل کنترل از نظر ورودیها و خروجیها را می توانند خود در سیستم ایجاد نمایند .
  • تعریف انواع اسناد رسید و حواله بصورت مستقل برای هر انبار
  • امکان صدور حواله یا رسید به شکل امانی.
  • امکان صدور سند حسابداری انبار بصورت موردی و یا گروهی و یا به تفکیک انبارها .
  • امکان ليست کردن و مشاهده اسناد حذف و یا اصلاح شده. كليه اسناد اصلاح يا حذف شده در محل ديگري در سيستم حفظ مي شود و امكان رويت آنها براي مديريت وجود خواهد داشت.
  • امكان صدور سند حسابداري از روي رسيد و برگشت از رسيد بگونه اي كه حسابدار مي تواند براي رسيدهاي قيمت دار سند صادر نمايد و در مقطع زماني ديگري براي حواله ها يكجا سند صادر نمايد.
  • دارا بودن فیلدهای خاص مانند شماره بارنامه ، شماره ماشین و تاریخ بارنامه برای حواله ها  و همچنین تعریف فیلدهای اطلاعاتی جدید و به دلخواه کاربر
  • امکان صدور درخواست مواد اولیه از انبارمواد اولیه توسط درخواست کنندگان ، فقط با ذکر کردن کالای ساخته شده مورد درخواست   و تجزیه شدن خودکار آن کالا هنگام صدور حواله مورد نظر برای اعمال شدن در انبار مواد اولیه
  • محدود کردن صدور حواله حداکثر به میزان درخواست بصورت اختیاری .
  • تعریف انواع اسناد رسید و حواله بصورت مستقل برای هر انبار.
  • امکان حذف اسناد مکانيزه در يک بازه زماني و صدور مجدد همه آنها هر لحظه به اختیار مدیر مالی شرکت .
  • حذف كالاهاي بدون موجودي از گزارش تگ انبارگرداني.

گزارشات

گزارشات اين سيستم به  سه گروه اصلي ، گزارشات عمومي و كنترلي ، موجودي و ريالي تقسيم مي شوند:

گزارش گردش كالا در يك مقطع و يا يك نوع سند خاص

  • گزارش اسناد خروج كالا ازانبار با قيمت محاسبه شده توسط كامپيوتر
  • گزارش كارت انبار و كارت حسابداري انبار
  • گزارش آخرين موجودي ريالي و مقداري براي هر كالا و گروههاي كالا، در هر مقطع
  • گزارش برگشت كالاهاي وارده و صادره
  • گزارش مغايرتهای انبارگردانی در سه شمارش
  • امكان صدور اسناد مالي مربوط به انبار توسط كامپيوتر درمقاطع مورد نياز كاربر
  • تهيه گزارش پيشنويس اسناد مالي مربوط به انبار
  • گزارش مصرف مراكز هزينه در دو سطح ريز و خلاصه
  • گزارش مصرف بر اساس دستور كار
  • گزارش خلاصه ريالي اسناد انبار جهت كنترل با حسابداري
  • گزارش مقايسه اي 5 روش جهت قيمت گذاري روي حواله ها
  • امكان تهيه كليه گزارشات با هريك از روشهاي قيمت گذاري (تحت اختيار مدير سيستم)
  • گزارشات سفارش خريد و كالاهاي در راهي
  • گزارش سه ماهه خريد (گزارش خريد دارايي)
  • خلاصه گزارش ريالي اسنادي كه هنوز سند حسابداري براي آنها صادر نشده است
  • گزارش گردش مواد اوليه در زير سيستم قيمت تمام شده

1 گزارش گردش مواد

گزارشات موجودی – گردش مواد اولیه

در این گزارش با دریافت کد یک محصول ، گزارش گردش مواد اولیه آن چاپ می شود و در انتهای گزارش تعداد قابل تولید با توجه به مقدار مانده را نهایش می دهد .

2- جدا کردن سند حسابداری

رسید و برگشت آن از حواله و برگ حواله

* امکانات – تشخیص حسابها – تنظیمات مشخصات سند

با یک علامت می توان سند حسابداری رسید برگشت رسید و حواله و برگشت حواله را جدا کرد

3- تعدیل مانده سفارشات 

الف ) بصورت دستی توسط کاربر

در سفارشات خرید یک ستونی بعنوان تعدیل اضافه گردیده است که به مانده سفارش اضافه می شود . این ستونی در سطح دسترسی نیز می باشد .

ب ) تعدیل بصورت گروهی

در منوی امکانات ، تعدیل مانده سفارشات ، اابتدا کلیه سفارشاتی که مانده دارند را نمایش می دهد در همین جا موردی می توان هر یک را تعدیل نمود و برای صفر کردن گروهی کلید مربوطه وجود دارد .

4- گزارش کنترلی کدهای حسابداری

هنگام صدور سند در صورتیکه کدی در حسابداری تعریف نشده باشد دقیقاً تعیین می کند چه اطلاعی در زیر سیستم کد اشتباه دارد ( یا کد تعریف نشده )

5 – کنترل موجودی حسابداری و انبار

منوی امکانات ، کنترل موجودی حسابداری و انبار

در این قسمت هدف مقایسه اطلاعات انبار و حسابداری می باشد بدین ترتیب که در نسخه برنامه بصورت جداگانه برای انبار و حسابداری نصب می شود و در این قسمت بعد از خواندن

اطلاعات انبار ( فعلاً انبار DOS فعال می باشد ) گزارش مغایرت به سه حالت تهیه می شود بخش اول ، اسنادی که در

دو Database  وجود دارند و مغایرت روی تاریخ ، کد فرستنده / گیرنده ، و یا مقدار دارند .

بخش دوم : اسنادی که در حسابداری هستند و در انبار خیر

بخش سوم : اسنادی که در حسابداری نیستند و در انبار وجود دارد .

توجه شود که ابتدای دوره نیز قابل کنترل می باشد .

  • گزارش از ستون کاربری ( ستون قابل تعریف توسط کاربر روی سند )
  • گزارشات موجودی – گردش مواد اولیه : در این گزارش با دریافت کد یک محصول ، گزارش گردش مواد
  • اولیه آن چاپ می شود و در انتهای گزارش تعداد قابل تولید با توجه به مقدار مانده را نمایش می دهد .
  • گزارشات موجودی – گردش مواد اولیه : در این گزارش با دریافت کد یک محصول ، گزارش گردش مواد اولیه آن چاپ می شود و در انتهای گزارش تعداد قابل تولید با توجه به مقدار مانده را نمایش می دهد .
  • گزارش کنترل مغايرت موجودي انبار و حسابداي اين گزارش همچنين داراي امکان خواندن اطلاعات انبار جهت مغايرت گيري و همچنين جهت ارسال به شمارش انبار داري مي باشد.

سیستم دریافت و پرداخت تحت ویندوز مدریک

 ابزارها مدیریتی و تحليلي سيستم

  • امکان ثبت و مديريت بر تسهيلات دريافتي و کنترل در پرداخت اقساط تسهيلات و صدور سند حسابداري مربوطه
  • امکان تهيه صورت مغايرت بانکي بصورت خودکار .
  • امکان ثبت تعهدات ( توافقات ) مشتريان به ما و بلعکس .(از دیدگاه سیستم خزانه داری و ارتباط کامل با تعهدات سیستم فروش)
  • امکان مشاهده سند حسابداري صادر شده بر اساس اسناد دريافت و پرداخت در زیر سیستم خزانه داری.
  • امکان تعريف شرکتهای مختلف و نگهداری خزانه داری شرکتهای گوناگون.
  • امکان مديريت کاربران و تعيين دسترسي هاي خاص هر فرد .
  • امکان اصلاح مانده حساب مشتري در سند رسيد دريافت وجوه .
  • امکان تهیه انواع گزارشات آماری و مدیریتی از تعداد و ریز چکهای در جریان وصول ، سررسید شده ، پیش بینی وجوه نقد و بانک در محدوده زمانی گذشته ، حال و آینده و …

تسهيلات و قابلیتهای ويژه

 

  • امكان تعريف اشخاص ( عملياتي ، سرمايه گذاران ، تامين مالي و … ) بصورت درختی و با تعداد سطوح دلخواه

  • امكان تعريف چندين صندوق مختلف ( يك شركت ميتواند چندين صندوق با اختيارات گوناگون بعنوان صندوقهاي پرداخت و يا دريافت داشته باشد . )
  • امكان تعريف صندوق دارهاي مختلف به همراه عمليات مجاز صندوق (دریافت نقد – دریافت چک – پرداخت نقد – پرداخت چک – واگذاری چک و…)
  • امکان تعريف انواع ارز ، اختصاص نرخ ارز و اصلاح نرخ ارز
  • امكان تعريف حسابهاي بانكي و صندوقهای مختلف با مشخصات كامل و تعداد نامحدود و اختصاص دادن مشخصات دسته چک براي هر يک از حسابها.
  • امكان تعريف انواع حسابهاي بانكي ريالي و ارزي .
  • امکان کنترل توالی شماره چکها و مدیریت چکهای مفقودی و از قلم افتاده
  • ثبت و ويرايش اطلاعات دريافتها و دسترسي سريع به هر مجموعه دلخواه از دريافتهای تعریف شده توسط کاربر

( بر اساس تاریخ دریافت – سررسید چک – بانک یا صندوق دریافت کننده – پرداخت کننده وجه و …)

  • ثبت و ويرايش اطلاعات پرداختها و دسترسي سريع به هر مجموعه دلخواه از پرداختهای تعریف شده توسط کاربر

( بر اساس تاریخ پرداخت – سررسید چک – بانک یا صندوق دریافت کننده – دریافت کننده وجه و …)

  • امکان دسترسي به اطلاعات سالهاي گذشته و پيگيري اسناد بصورت يکپارچه ( مثلا پیگیری چرخش یک چک از سالهای گذشته تا به امروز )
  • امکان ارسال و دريافت اسناد بين شرکتهای مختلف .
  • امکان مديريت و تهيه نسخه پشتيبان به صورت خودکار و يا توسط کاربر .

 

امكانات ويژه اسناد

  • امکان ثبت انواع دريافتها از جمله دريافتهاي نقدي ، چك ، واريز نقدي به بانك ، سند تضميني ، چك واگذار شده به غير ، واريز ارزي و …
  • امکان ثبت انواع پرداختها از جمله پرداختهاي نقدي ، سند تضميني ، چك واگذار به غير ،پرداخت ارزي و …
  • چاپ چك ( وجود امکان چك نگار با پشتيباني چكهاي كليه بانكها و موسسات مالي و اعتباري كشور )
  • امكان انتقال بين حسابها ( رسيد پرداخت و دريافت متقابل بين حسابهاي بانکی داخل شركت و صندوقها ) .
  • امكان دريافت مجدد چك صادر شده و يا واگذار شده و رديابي اسناد از ابتداي دريافت با كليه گردشها تا انتها.
  • امكان فيلتر کردن اطلاعات مورد نياز (نقدي ،چک،درجريان وصول و …) روي فرم دريافت.
  • امكان فيلتر کردن اطلاعات مورد نياز (نقدي ،چک روز ،چک وصول شده و …) روي فرم پرداخت.
  • امكان چيدمان ومشخص کردن ترتيب سرت ستون هاي اطلاعات روي فرم هاي دريافت و پرداخت بصورت دلخواه.
  • امكان جستجوي پيشرفته روي فرم هاي دريافت و پرداخت بر روی هر نوع اطلاعات مورد نیاز کاربر.
  • امکان مديريت شرح هاي آرتيکل رسيد هاي دريافت و پرداخت در جهت استاندارد سازي شرح اسناد.
  • امکان صدور سند حسابداري به تفکيک اسناد دريافت ، پرداخت و انتقال بطورخودكار به سيستم حسابداري و پي گيريهاي مربوطه .
  • امکان جستجو در ليست اسناد موجود در سيستم دريافت و پرداخت .
  • امکان تعييين رويه سند حسابداري اسناد دريافت و پرداخت به روشهای مختلف. (روزانه ، بر اساس سند و …)
  • امکان مشاهده ليست اسناد ارسال شده ، تاييد شده و يا تاييد نشده در سيستم مالي .
  • امکان تعريف اضافات و کسورات و استفاده در سند دریافت و پرداخت .
  • امکان تسويه فاکتور در سند رسيد دريافت وجوه .( ارتباط کامل با سيستم فروش)
  • امکان چاپ چکهای صادره به فرمت خاص بانکهای مختلف بر روی چاپگرهای لیزری و مخصوص

گزارشات

  • مشاهده دفتر بانك و مانده صندوقها و مشتريان ( صندوق ، نقد ، چك ، دفتر بانك ) : دسترسي سريع و On Line به كليه گردشها و مانده صندوق ، دفتر بانك ، سرمايه گزاران و ساير حسابها را با امكان كنترل و رديابي گردش حساب ، ميسر مي سازد .
  • گزارش صورت مغايرت بانكي .
  • گزارش صورت وضعيت نقدينگي .
  • گزارش گردش وجوه نقد .
  • گزارش دريافتها و پرداختها .
  • گزارش مانده حساب مشتريان .
  • گزارش صندوق .
  • گزارش انواع دريافت و پرداختهاي ريالي و ارزي .
  • گزارش کنترل اعتبار مشتريان .
  • گزارش اقساط .
  • تهيه انواع گزارشات دريافت ها و پرداخت بصورت دلخواه با ستون اطلاعات مورد نياز

سیستم حقوق و دستمزد تحت ویندوز مدریک

اين سيستم بگونه أي طراحي شده است كه بتواند همزمان با نيازهاي پرداخت ماهيانه حقوق و دستمزد ، نيازهاي پرسنلي و نيازهاي ويژه مديران در مورد مديريت مالي و پرسنل كارمندان را پاسخگو باشد .

ابزارها مدیریتی و تحليلي سيستم

ارائه محاسبات و گزارشات به تفكيك محل خدمت و مركز هزينه – اين عمل نه تنها به مديريت ، امتياز كنترل هزينه هاي مراكز خود را براي محاسبه قيمت تمام شده مي دهد ، بلكه مي تواند براحتي نيازهاي بيمه را براي شركتهايي كه داراي واحدهاي دور از هم و طبيعتا شماره بيمه متفاوت هستند را نيز تامين نمايد.

  • امكان ارائه نمودارها و گزارشات جامع مديريتي ، تخصصي و مقايسه أي جهت تسريع و تسهيل تصميم گيريهاي مديريتي .
  • پارامتريك بودن كامل سيستم به منظور توانايي بخشيدن به مدير براي طراحي مدل درستي براي پرداخت حقوق شركت خود و انعطاف پذيري در هنگام تغيير قوانين كشوري و شركتي : مانند قدرت تغيير و اصلاح پارامترهاي حقوقي ،  جدول مالياتي ،  ضرايب پارامترهاي ماهيانه و ساليانه ، عوامل حقوقي ( مانند تغيير وضعيت بيمه ، ماليات ، نحوه محاسبه بر اساس كاركرد و …) ، متغيرهاي مبلغي        ( شامل خواربار و مسكن ، متاهل بچه دار و بدون بچه و مجرد ،حق اولاد براي يك فرزند، سقف ماخذ بيمه ، حداكثر مبلغ عيدي و پاداش، معافيت عيدي و پاداش) ، ضرايب و درصدها (كه بالغ بر 20 نوع در سيستم موجود است)كه علاوه بر امكان تغيير ، اصلاح و يا حذف آنها ، امكان اضافه كردن عوامل حقوقي جديد ( پرداختي يا كسور) نيز وجود دارد.
  • ارائه امكان مديريت بسيار قوي براي كاربران ، براي تعريف كاربران نامحدود با سطوح دسترسي مختلف.

تسهيلات و قابلیتهای ويژه

  • امكان استفاده از مراكز هزينه در سيستم حقوق و دستمزد (براي برآورد هزينه هاي هر مركز ) .

  • امكان ارسال و دريافت اسناد به سيستمهاي مالي ديگر.
  • امكان اتصال به سيستم حسابداري و صدور سند خودكار حقوق و دستمزد ، در صورت وجود شرايط مناسب جهت تشخيص حسابها
  • امكان ارتباط كامل و تبادل اطلاعات با كليه زيرمجموعه هاي سيستم جامع مالي مدریک . از جمله حسابداري ( از طريق شبكه ، مودم و ديسكت)
  • امكان بهره برداري از سيستم پرداخت معوق و محاسبه پرداختهاي قبل بصورت قوانين كلي ، كليه پرسنل يا موارد اختصاصي براي هر پرسنل .
  • امكان استفاده و تعريف 9 سطح حساب  و تهيه گزارش بر روي آنها ( سرگروه حسابها ، گروه حسابها ؛ كل ، معين ؛ جز (معين در معين ) ، گروه تفصيلي ، تفصيلي يكتا ، گروه مراكز ،  مراكز هزينه يكتا )
  • قابليت نگهداري اطلاعات وام و سپرده پرسنل و محاسبه خودكار اقساط در فيش حقوقي و كنترل و اعلام مانده وام و سپرده در هر ماه .
  • قابليت نگهداري و محاسبه و كنترل علي الحساب عيدي و پاداش آخر سال .
  • صدور سند حسابداري به تفكيك مراكز هزينه .
  • صدور سند حسابداري باز خريد خدمت .
  • صدور سند حسابداري تسويه حساب پرسنل .
  • صدور سند حسابداري باز خريد خدمت و باز خريد مرخصي و امکان تنظيم سطح بدهکار و بستانکار سند .
  • صدور سند حسابداري پرداخت موردي بر اساس شماره ليست و امکان تنظيم سطح بدهکار و بستانکار سند .
  • صدور سند حسابداري علي الحساب عيدي و عيدي و امکان تنظيم سطح بدهکار و بستانکار سند .

 

امكانات ويژه

  • امكان ثبت اطلاعات فردي پرسنل ، از قبيل مشخصات شناسنامه اي، سطح تحصيلات، آدرس، وضعيت استخدامي و سابقه كاري و حتي عكس پرسنل .

  • امكان ثبت اطلاعات ثابت حقوقي پرسنل ، شامل كد مركز هزينه ، عوامل حقوقي ثابت .
  • امكان ثبت اطلاعات متغير حقوقي پرسـنل ، شامل عوامل حقوقي خاص كه توسط كاربر تعريف مي گردد .
  • امكان وارد كردن كاركردهاي ماهانه پرسنل در آخر هر ماه بصورت دستي بر اساس کد و نام پرسنل و يا بر اساس فيلد هاي انتخابي حقوق تا شش ستون و همچنين امكان انتقال خودكار كاركرد ماهانه پرسنل از دستگاه ساعت زني به سيستم و در صورت نياز ،اصلاح اطلاعات و محاسبه حقوق آن ماه .
  • امكان محاسبه و ابطال محاسبه حقوق به تعداد نا محدود در طول يكماه و تا قبل از ورود به ماه جديد .
  • امکان  تعريف پرداخت هاي موردي در سيستم و همچنين امکان پرداخت موردي فردي و يا گروهي
  • امکان اضافه و يا کسر نمودن از يک عامل حقوقي بصورت گروهي و يا تفکيک بر اساس پرسنل،محل خدمت و يا مراکز هزينه.
  • امکان تعريف جداول مالياتي متعدد و متفاوت .
  • امکان تهيه ديسکت ماليات حقوق .
  • امکان تهيه ديسکت بيمه حقوق .
  • امکان تهيه و محاسبه صورت تسويه حساب پرسنل .
  • امکان محاسبه مساعده گروهي پرسنل .
  • امکان محاسبه بازخريد خدمت پرسنل .
  • امکان مشاهده ليست اسناد ارسال شده ، تاييد شده و يا تاييد نشده در سيستم مالي .
  • امکان مشاهده سند حسابداري اسناد حقوق و دستمزد .
  • امکان تعريف پايگاههاي اطلاعاتي مختلف و نگهداری اطلاعات حقوق چندين شرکت.
  • امکان ارسال و دريافت اسناد بين پايگاههاي اطلاعاتي مختلف .
  • امکان تعریف انواع وام و سپرده .
  • امکان تعریف اطلاعات ابتدای دوره اشخاص به منظور راه اندازی سیستم در میانه سال مالی
  • امكان تهيه نسخه پشتيبان ، تنظيمات ظاهري سيستم ، تنظيم و تغيير كليدهاي كنترلي تعريف شده توسط سيستم ، ماشين حساب ، تقويم با ذكر روزهاي تعطيل براي اخطار دادن به حسابدار

 

گزارشات

  • گزارشات تعاريف اوليه شامل ليست مراکز هزينه ، محل هاي خدمت ، عناوين شغلي، وامها و سپرده ها و …
  • گزارشات کنترلي ماهيانه شامل کنترل کارکرد ماهيانه ، اطلاعات پرسنل و…
  • گزارش پرداخت حقوق معوق ماهيانه به تفکيک مراکز هزينه ، محل هاي خدمت و يا کد پرسنلي .
  • گزارش انتخابي هزينه هاي حقوق به تفکيک مراکز هزينه ، محل هاي خدمت و يا کد پرسنلي.
  • گزارش پرداخت حقوق و متمم آن به تفكيك مراكز هزينه ( ستونهاي اين گزارش توسط كاربر قابل تغيير و تعريف است)
  • گزارش فيش حقوقي و تنظيم اطلاعات نمايشي فيش حقوق .
  • گزارش ليست بيمه و ساختن ديسكت بيمه به تفکيک مراکز هزينه ، محل هاي خدمت و يا کد پرسنلي .
  • گزارش ليست ماليات و ساختن ديسکت ماليات به تفکيک مراکز هزينه ، محل هاي خدمت و يا کد پرسنلي .
  • گزارش خالص پرداختي به تفكيك بانك و ساختن ديسكت بانك به تفکيک مراکز هزينه ، محل هاي خدمت و يا کد پرسنلي .
  • گزارش پرداخت عوامل حقوقي ( اضافه كار ، خالص حقوق و …) به تفکيک مراکز هزينه ، محل هاي خدمت و يا کد پرسنلي .
  • گزارش ساعات كاركرد و عوامل هزينه براي هر مركز هزينه
  • گزارش مانده و كارت مرخصي
  • گزارش كارت سالانه پرداخت حقوق كاركنان
  • گزارش عيدي و پاداش آخر سال با تعديل ماليات حقوق
  • گزارش علي الحساب پرداخت عيدي پاداش
  • گزارش باز خريد خدمت ، باز خريد مرخصي و تسويه حساب پرسنل به تفکيک مراکز هزينه ، محل هاي خدمت و يا کد پرسنلي .
  • گزارش وامها ، اقساط ، مانده و كارت وام
  • گزارش سپرده ها ، جمع سپرده و كارت سپرده
  • گزارش وامها و اقساط وامهاي پرسنل
  • گزارش احکام حقوقي پرسنل
  • خلاصه گزارشات هزينه هاي حقوق ، آمار کارکرد و فيش حقوق بر اساس تجمعي و يا ميانگين

 

 

راهکار برای هتلهای 3 ستاره ، کوچک و مهمانپدیر

شرکت پذیرا پیشه مدریک برای هتلهای 3 ستاره به پایین و کوچک نیز راه حل ویژه خود را دارد .

این هتلها که مسلما در بدو امر دارای گردش اطلاعاتی زیادی نیستند و یا در بدو امر نیاز به کلیه زیر سیستمهای یکپارچه مدریک را ندارند می توانند از نرم افزارهای تحت ویندوز مدریک بهره ببرند.

این نرم افزارها در بستر ویندوز ارائه می گردند و بر روی سرور محلی هتل نصب می شوند . این نرم افزارها می توانند تحت شبکه ( با تعداد کاربران دلخواه ) و یا بصورت تک کاربره و فقط بر روی  یک کامپیوتر ارائه شوند .

این نرم افزارها قابلیت پشتیبانی از چند هتل به صورت مجزا را دارا می باشد و می توان بر روی یک سرور شبکه محلی و یا بر روی یک کامپیوتر ،  تعداد دلخواهی هتلهای موازی دیگر را اجرا و اطلاعات را بین آنها منتقل کرد . اما مانند نرم افزارهای تحت وب قابلیت تجمیع بین این هتلها وجود ندارد .

این نرم افزارهای تحت ویندوز  بسیاری از امکانات نرم افزارهای تحت وب را در مقیاس کوچکتری دارا می باشند

این نرم افزار با امکانات عالی خود ، امکان برقراری سیستمی منظم و مدون در Front Office و   Back Office هر مجموعه گردشگری اعم از هتل ، مهمانسرا ، متل ، و سایر مجموعه های اقامتی و گردشگری را به مدیران و مسئولان و نیز کاربران ارایه می دهد .

نرم افزار هتلداری و رزرواسیون مدریک  امکان ارتباط مالی بین کلیه سیستم های نرم افزاری جهت ارسال و دریافت اسناد به صورت مکانیزه را مهیا می نماید .

نرم افزارهتلداری مدریک شامل بخش ها و امکانات گوناگون می باشد و تمامی قسمتهای یک مجموعه اقامتی با هر Rate و درجه را اعم از پذیرش ، رزرواسیون ، رستورانها و مراکز خدماتی گوناگون ، صندوقهای گوناگون و …. را پوشش میدهد که در ذیل به تفکیک به این موارد اشاره میگردد.

مجموعه نرم افزارهای هتلداری تحت ویندوز شامل زیر سیستمهای زیر است :

 

info@medrikgroup.com

021-22636979 ( خط ویژه )

تهران - خیابان شریعتی - خیابان یخچال - کوچه سیما - پلاک 1 - واحد 17 - طبقه چهارم

مدریک در نقشه
تمامی حقوق این سایت متعلق یه گروه مدریک می باشد.
نرم افزار هتلداری مدریک .